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Outils collaboratifs

Créer un message d'absence Gmail

Créer un message d'absence automatique sur Gmail

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7 min

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Par Hippolyte Le Dem

Vous souhaitez optimiser la gestion de vos tâches professionnelles et augmenter votre productivité ? Choisissez notre formation en ligne aux outils collaboratifs et apprenez à utiliser l’ensemble des outils Google Workspace (anciennement nommé Google Suite). Aujourd’hui, découvrez comment faire une réponse automatique sur Gmail, à la modifier et à la désactiver. Il est possible de créer un message d’absence sur Gmail si vous êtes absent, en congé ou en vacances, si vous avez un problème de connexion Internet ou si vous êtes dans l’incapacité de répondre rapidement aux mails que vous recevez. La personne qui reçoit le message automatique est ainsi informée de votre absence et n’a pas besoin de vous relancer. Pour mettre un message d’absence sur Gmail, rendez-vous sur votre messagerie et suivez notre guide !

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Comment ajouter un message d'absence sur Gmail ?

Si vous souhaitez créer un message d’absence Gmail, ouvrez votre messagerie et cliquez sur les paramètres (la roue crantée en haut à droite, à côté de l’icône d’aide).

 

Paramètres Gmail

 

Cliquez ensuite sur “voir tous les paramètres” et sur “Général”. Faites défiler le curseur en bas de la page jusqu’à la section “réponse automatique”.

 

 

Réponse automatique Gmail

 

 

Vous avez deux possibilités : la réponse automatique Gmail est désactivée ou la réponse automatique est activée. Cochez la seconde case pour activer un mail automatique d’absence Gmail et indiquez une date de début et une date de fin (la date de fin est facultative). Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un objet, ou écrire directement le corps du texte du message d’absence, par exemple : “Bonjour /Je suis actuellement en congé. /Je répondrai à votre message dès mon retour. /Cordialement /Signature”.

 

Si vous avez ajouté une signature par défaut, vous n’avez pas besoin de signer dans le corps du texte. Si vous n’avez pas de signature automatique, il est conseillé d'ajouter votre nom et prénom. Vous pouvez choisir la mise en forme avancée pour changer la police, la taille, mettre l’écriture en gras, en italique, soulignée ou en couleur, ajouter un lien, une image ou une citation et sélectionner des options d’alignement. Si vous avez terminé, cliquez sur “enregistrer les modifications”. La réponse automatique Gmail s’active à minuit le jour indiqué dans la date de début.

 

Deux autres options sont proposées, choisissez celle qui vous concerne :

 

  • envoyer une réponse uniquement aux personnes qui figurent dans vos contacts ;
  • envoyer une réponse uniquement aux utilisateurs de votre domaine d’entreprise.

Bon à savoir

Sachez que votre message d’absence Gmail n’est pas envoyé aux spams ni aux mails de listes de diffusion auxquelles vous êtes abonné.

Les conditions d'envoi d'un message d'absence Gmail

Lorsque la réponse automatique Gmail est activée, un message d’absence est envoyé automatiquement aux messages reçus durant la période d’absence définie. Lorsque quelqu’un vous envoie plusieurs messages, il reçoit un message automatique tous les 4 jours maximum. Si vous modifiez votre message automatique d’absence Gmail durant vos congés, par exemple, une personne qui a déjà reçu le premier mail d’absence recevra le message corrigé, mais seulement s’il vous écrit de nouveau. En principe, un message d’absence n’est envoyé qu’une seule fois à chaque expéditeur.

 

Quels sont les cas où il peut être envoyé plusieurs fois ?

 

  • Un expéditeur vous envoie un ou plusieurs mails après 4 jours et votre message automatique est toujours activé.
  • Vous avez modifié votre message d’absence, il est possible qu'un expéditeur ait reçu un premier message d’absence, puis qu'il recoive un second message (corrigé), à condition qu’il vous écrive de nouveau.
  • Si vous avez sélectionné les deux options “envoyer la réponse à vos contacts” et “envoyer la réponse aux utilisateurs de votre domaine d’entreprise”, certains expéditeurs peuvent recevoir votre réponse automatique en double.

 

Il est possible de consulter l’état d’absence des utilisateurs Gmail, pour savoir si une personne est disponible. Toutefois, il est possible de masquer cet état dans le gestionnaire d’absence Gmail. Lorsque le Chat est activé dans Gmail, l’absence d’une personne vous est également signalée au moment où vous lui envoyez un message privé. Si vous souhaitez partager votre état d’absence, par exemple dans votre entourage professionnel, vous pouvez partager votre agenda et créer un événement “absence” ou “congé” en définissant la période.

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Désactiver une réponse automatique Gmail

Lorsque le mail automatique d’absence Gmail est activé, une bannière jaune est affichée en haut de la page de la messagerie et indique l’objet de votre réponse automatique (si vous en avez ajouté un). Si vous souhaitez désactiver la réponse automatique, il vous suffit de cliquer sur “arrêter maintenant”, à tout moment, sur le bandeau jaune d’absence. Vous pouvez également modifier votre message automatique en cliquant sur “paramètres du message d’absence”. Dans les paramètres, cliquez sur “réponse automatique Gmail désactivée” ou décocher la case de la réponse automatique sur smartphone. Si vous ne le désactivez pas, votre message d’absence s’arrête automatiquement le jour indiqué de la date de fin, à 23:59.

Formez-vous aux outils collaboratifs de Google

Les outils de travail collaboratifs, tels ceux proposés par Google, sont devenus indispensables en entreprise. Les professionnels qui souhaitent découvrir ou développer leur maîtrise des outils collaboratifs d’entreprise peuvent faire une formation, éligible au CPF, à Pôle Emploi ou au financement par leur employeur.

 

Quels sont les objectifs d’une formation à un outil de travail collaboratif ?

 

  • Optimiser l’organisation de ses tâches et de son travail en général.
  • Augmenter sa productivité (et par là même, celle de l’entreprise dans son ensemble).
  • Fluidifier le travail de l’équipe et mettre en place des processus collectifs efficaces en alignant les pratiques.
  • Obtenir la certification ICDL France pour la faire valoir auprès de son employeur ou pour un futur emploi.

 

Dans notre formation aux outils collaboratifs de Google, vous n’apprenez pas seulement à mettre un message d’absence sur Gmail, mais également à créer un filtre Gmail pour trier vos messages, à organiser vos mails avec un libellé Gmail, à gérer son carnet d’adresses Gmail, à planifier des événements sur Google Agenda, à animer des réunions sur Google Meet, et à bien utiliser Google Drive, Google Docs, Google Slides et Google Sheets. Des compétences qui sont très appréciées aujourd'hui par les recruteurs et les employeurs !

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