Pourquoi utiliser une macro dans Word ?
Dans le domaine informatique, une macro se définit comme une série de commandes et d’instructions regroupées par l’utilisateur au sein d’une même commande, afin d’exécuter automatiquement une tâche répétitive, longue ou complexe, autant de fois qu’il le souhaitera.
La suite Office, désormais intégrée dans Microsoft 365, permet d’activer une ou plusieurs macros dans Word. Il s’agit ainsi de mémoriser des actions, comme ces exemples de macro pour la mise en page d'un document Word : changement de graisse ou de style de caractère (italique, souligné, barré), variation de couleur, surlignage, augmentation ou diminution de l’espacement entre les lettres, etc.
Commencez par dresser la liste des actions fastidieuses dans votre utilisation de Word pour déterminer les macros à mettre prioritairement en place.
Enregistrer et activer une macro dans Word
La gestion des macros s’effectue dans l’onglet Développeur du ruban. Si ce dernier n’est pas affiché, suivez le chemin suivant : Fichier > Options > Personnaliser le ruban ; vous pouvez aussi consulter notre tutoriel pour bien utiliser le ruban Word. Dans la section "Personnaliser le ruban" cliquez sur la case « Développeur » dans la liste située sur la droite, puis validez.
Ajout de l'onglet Développeur au ruban Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Sélectionnez tout d’abord quelques mots dans votre texte. Basculez ensuite sur l’onglet Développeur, puis sur « Enregistrer une macro » dans la partie de gauche, intitulée « Code ».
Enregistrer une macro sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Nommez votre macro, puis lancez l’enregistrement en cliquant sur "OK". Effectuez alors les commandes que vous souhaitez automatiser : vous pouvez par exemple cliquer successivement sur le gras, l’italique et le souligné dans l’onglet Police du ruban. Cliquez ensuite sur « Arrêter l’enregistrement ». Si vous souhaitez utiliser cette macro à d’autres endroits dans le texte, il vous suffira ensuite d’opérer votre sélection, de cliquer sur l’icône « Macros », et de choisir celle que vous voulez exécuter. Votre texte sera alors automatiquement mis en forme selon les règles définies dans la macro activée ! Pour pouvoir utiliser cette macro dans tous vos nouveaux documents, assurez-vous enfin que la zone « Enregistrer la macro » contient la mention « Tous les documents » (normal.dotm).
La formation Word de Walter Learning, dispensée par l’expert Microsoft Michel Martin, revient en détail sur l’utilité des macros, ainsi que sur leurs diverses possibilités de configuration. Elle aborde aussi de nombreuses autres fonctionnalités du logiciel, y compris de perfectionnement, par exemple la méthode pour faire un publipostage sur Word.
Affecter un raccourci clavier à une macro
Pour être encore plus efficace dans l’utilisation des macros et gagner un temps précieux, vous pouvez également leur affecter des raccourcis clavier spécifiques. Il vous faudra tout d’abord suivre ce chemin : Fichier > Options > Personnaliser le ruban. Cliquez ensuite sur le bouton « Personnaliser » qui suit la mention « Raccourcis clavier ».
Personnalisation des raccourcis clavier sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
La boîte de dialogue qui s’ouvre vous permet de sélectionner l’entrée « Macros » dans la liste déroulante des catégories, puis celle à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci clavier. Placez ensuite votre curseur dans la zone de texte « Nouvelle touche de raccourci », et tapez-y la séquence de touches désirée.
Choix du raccourci clavier pour une macro sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Si la combinaison choisie est déjà utilisée dans Word, son attribution apparaît sur la gauche de la fenêtre, sous la mention « Affecté à ». Il est essentiel de choisir un raccourci unique, mais facilement mémorisable. Une fois votre choix opéré, cliquez ensuite sur « Attribuer », puis sur « Fermer ». Vous pouvez désormais effectuer la macro en utilisant votre nouveau raccourci clavier !
N’hésitez pas à vous faire un petit mémo avec vos raccourcis clavier personnalisés. Pour gagner encore plus de temps, pensez aussi à configurer des insertions automatiques sur Word !
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Sources
Créer ou exécuter une macro - Support Microsoft