Qu'est-ce qu'un publipostage ?
Le publipostage permet de créer un document et de l’envoyer à plusieurs destinataires. Il concerne ainsi les lettres, mails, étiquettes, enveloppes ou répertoires personnalisés, où chaque contenu sera identique au niveau du texte et de la mise en forme, à l’exception des parties uniques, comme le destinataire ou la formule de politesse.
Le publipostage est accessible par le biais de l’onglet dédié dans la barre des outils ; pensez à consulter notre tutoriel sur le sujet pour bien utiliser le ruban Word. Il s’effectue toujours en trois étapes, détaillées ci-dessous.
1. Créer un fichier de données
Pour cette première opération, vous pouvez utiliser n’importe quelle source de données : une liste de contacts Outlook ou d’adresses rédigées directement dans Word, une feuille de calcul Excel, une table Access, un fichier HTML, un fichier texte, etc.
Si vous créez le fichier des données dans Word, la première ligne doit définir le nom des champs (par exemple : nom, prénom, adresse, code postal, ville).
Fichier de données Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Les lignes suivantes présentent un destinataire par ligne ; les champs sont séparés entre eux par des tabulations. Il convient d’enregistrer le document dans un format Word classique, et de lui donner un titre clair pour pouvoir le retrouver facilement.
2. Création de la lettre type
Créez ensuite un nouveau document Word. Insérez-y le texte, les images et autres éléments qui seront communs à tous vos envois, et qui devront figurer sur chacun d’entre eux. Vous pouvez notamment vous aider ici de la fonctionnalité des insertions automatiques sur Word afin de gagner du temps. La formation Word de Walter Learning, animée par Michel Martin, vous propose d’ailleurs de nombreuses astuces pour optimiser votre prise en main du logiciel.
3. Fusionner les deux documents
Basculez ensuite sur l’onglet Publipostage dans le ruban alors que vous vous trouverez sur le document de la lettre type. Cliquez ensuite sur « Démarrer la fusion et le publipostage ».
Option Démarrer la fusion et le publipostage sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Après avoir sélectionné le type de publipostage souhaité, cliquez ensuite sur l’onglet voisin, « Sélection des destinataires », puis sur « Utiliser une liste existante ».
Sélection des destinataires pour un publipostage sur Word - extrait de la formation Word de Walter Learning
Sélectionnez le fichier contenant les adresses à utiliser. Il vous suffira ensuite de cliquer autant de fois que nécessaire sur l’icône « Insérer un champ de fusion », et de faire figurer sur votre document le nom des champs : par exemple pour une lettre « Nom », « Prénom » , « Adresse », « Code Postal », « Ville » et « Pays ».
Pensez bien à mettre déjà en forme les champs de fusion, et notamment à sauter des lignes entre les différentes parties de l’adresse pour une meilleure lisibilité.
Lorsque tous les champs auront été insérés, allez dans Publipostage > Aperçu des résultats, et utilisez les boutons « Précédent » ou « Suivant » pour vérifier les données. Cliquez ensuite sur l’icône situé tout à droite du ruban, intitulée « Terminer et fusionner ».
Vous pourrez alors choisir la destination de la fusion :
- « Modifier des documents individuels » dupliquera votre lettre-type selon le nombre de destinataires choisis pour le publipostage, sur différentes pages ;
- Imprimer les documents. N’hésitez pas à suivre notre tutoriel pour transformer un fichier Word en PDF afin de faciliter l’impression ;
- Envoyer des courriers.
Notre formation Word contient enfin une vidéo complète sur le publipostage, qui figure parmi les fonctionnalités avancées du logiciel.
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Sources
Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres - Support Microsoft