La communication professionnelle écrite

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La communication professionnelle écrite

Les règles de la communication professionnelle écrite

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6 min

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Par Timothé Colas

Dans le cadre professionnel, la communication écrite joue un rôle crucial. Elle englobe divers formats. Malgré leur simplicité apparente, ces supports exigent une attention particulière quant à leur contenu et mise en page, reflétant la diversité des supports utilisés. L'objectif est de transmettre l'information clairement et efficacement à une ou plusieurs personnes. C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Sommaire

  • Les supports de la communication écrite
  • Comment bien communiquer dans le milieu professionnel ?
  • Les bonnes pratiques de communication écrite
  • Téléchargez le programme de la formation Secrétariat médical en PDF

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Les supports de la communication écrite

La communication professionnelle écrite joue un rôle majeur en permettant la diffusion d'informations claires et structurées au sein d'une organisation ou entre différents interlocuteurs.

Les supports de la communication professionnelle s'avèrent variés et adaptés à divers contextes. Elle englobe non seulement les courriers formels tels que les lettres mais aussi les emails, les notes de services, les SMS, et même des supports plus succincts comme les post-its.

 

Christelle Chapelan, formatrice de notre formation Secrétariat médical

Astuce

Bien que l'usage de post-its puisse sembler moins formel, ces derniers trouvent leur place dans les échanges quotidiens du milieu professionnel, témoignant de la flexibilité de la communication écrite professionnelle.

Afin d'optimiser la communication en milieu professionnel et l'efficacité de ces supports, il est impératif d'adhérer à des normes précises qui garantissent la clarté et la pertinence du message. Cela inclut une attention particulière à des aspects tels que l'orthographe et la syntaxe, qui sont fondamentaux pour éviter les malentendus et assurer une transmission efficace des informations. 

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Bon à savoir

La mise en page, ainsi que les caractéristiques d'une note de service, figurent parmi les éléments essentiels à maîtriser dans le cadre d'une communication professionnelle écrite efficace.

La maîtrise de la communication écrite professionnelle peut passer par des exercices. Ces exercices peuvent aider à comprendre comment structurer un message de manière cohérente, choisir le support le plus adapté en fonction du contexte, et appliquer les principes de rédaction qui sont au cœur d'une communication professionnelle réussie.

Comment bien communiquer dans le milieu professionnel ?

Pour exceller dans la communication au sein du milieu professionnel, une maîtrise impeccable de l'orthographe et de la syntaxe est indispensable. Vous le verrez tout au long de votre cursus si vous suivez une formation de secrétaire médicale à distance

Bon à savoir

Cette compétence essentielle assure la transmission claire et précise des informations. La relecture attentive des documents et la pratique régulière sont recommandées pour affiner ces compétences fondamentales. Des exercices de communication écrite professionnelle peuvent vous aider à améliorer vos compétences en la matière. 

Il est également très important d’avoir une ponctuation adéquate dans vos documents de communication professionnelle. Une ponctuation bien utilisée est nécessaire pour structurer efficacement le texte et faciliter sa compréhension, tout en respectant les espaces appropriés autour des signes de ponctuation. L'usage judicieux des majuscules, au début des phrases ou pour les noms propres, renforce la formalité et le respect envers le destinataire.

Rappel

Adapter le ton du document en fonction de la relation avec le destinataire est aussi important. Un langage formel est souvent de rigueur lorsqu'il s'agit de s'adresser à un supérieur, reflétant la distance professionnelle appropriée, tandis que les échanges avec les collègues peuvent se permettre une tonalité plus détendue.

La sélection soignée de la formule d'appel et de politesse selon le contexte souligne l'importance de personnaliser la communication écrite dans le cadre professionnel. Une formation de secrétaire assistant médico-social vous familiarise à la rigueur de votre métier. Rédiger message quelque soit son support et aussi cadré que de réaliser un budget prévisionnel. Vous ne devez rien négliger.

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Les bonnes pratiques de communication écrite

Il est important d’adopter de bonnes pratiques en matière de communication professionnelle écrite. Cette compétence est abordée de façon poussée dans une formation secrétariat médical car la capacité à maîtriser efficacement la communication professionnelle par écrit est indissociable du métier. 

Bon à savoir

Les normes de présentation sont au cœur de ces pratiques, s'adaptant selon le médium choisi - que ce soit pour un courrier, un e-mail, ou un SMS. Une formation de secrétaire médical vous apprendra les directives fournies par les normes AFNOR. Par exemple, ils établissent des critères précis pour la mise en page des courriers, soulignant l'importance de la structure, de l'organisation de l'information, et d'une présentation soignée à travers l'alignement et la justification du texte.

La sélection des formules de politesse est également fondamentale. Elles doivent judicieusement être adaptées au destinataire pour refléter le degré de formalité exigé par le contexte de communication. Ceci est particulièrement pertinent dans le secteur médical, où l'expression "bien amicalement" pourrait ne pas convenir dans les échanges avec les patients, nécessitant à la place un niveau de formalité plus soutenu.

Important

Il faut prêter attention à l'orthographe, la syntaxe, la ponctuation, le ton adopté, ainsi qu'aux normes de présentation et employer des formules de politesse adaptées. Ces éléments sont indispensables pour assurer la clarté, l'efficacité, et le professionnalisme nécessaire à la communication écrite dans le domaine médical.

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