Apprendre à écrire une note de service

Qu'est-ce qu'une note de service ?

Une note de service est un document central dans la communication professionnelle écrite au sein d'une entreprise ou d'une organisation, quelle que soit sa nature (médicale, juridique, industrielle, etc.). Voici un exemple de note de service issu de notre formation :

Extrait de la formation Secrétariat médical - Walter Learning

Ce type de document est spécialement conçu pour faire une note de service qui transmet des informations ou des directives aux employés, sans être destiné à une diffusion externe, comme aux clients ou patients. 

Sa rédaction, qui relève de la compétence de personne ayant suivi une formation de secrétaire médicale à distance, ne suit pas un format strict, offrant ainsi une certaine souplesse dans sa présentation. Néanmoins, elle doit comporter des éléments essentiels tels que l'émetteur, le destinataire, la date, et l'objet de la communication, conformément à un modèle de note de service.

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Pour écrire une note de service efficacement, il est fondamental de suivre ces directives, soulignant son caractère obligatoire et formel. La note de service peut être diffusée par divers moyens, tels que par affichage ou intégration dans les communications internes comme les bulletins de salaire.

Quels élements faire apparaître ?

Dans la rédaction de documents internes tels que la note de service, vous devez transmettre des informations au sein de l'organisation, sans viser une diffusion externe. Ces documents servent à communiquer avec les employés et ne sont pas destinés aux externes, comme les patients dans un contexte médical.

Malgré la flexibilité dans la présentation de ces documents, certains éléments sont indispensables et doivent toujours être inclus pour assurer la clarté et l'efficacité de la communication.

Un stage en secrétariat médical pourra vous amener à écrire une note de service ou encore à créer un modèle de note de service. Votre référent de stage pourra bien évidemment vous mettre à disposition un exemple de note de service interne. Cependant, il est important que vous connaissiez les éléments à faire apparaître sur le document. 

Vous devez donc faire figurer sur la note de service :

• l’émetteur ;
• les destinataire ;
• la date de rédaction ;
• l’objet.

Il n’est pas nécessaire d’y inclure une quelconque formule de politesse qui serait ici superflue. La signature de l'émetteur et la mention du mode de diffusion (par exemple, pour affichage ou transmission) sont également des pratiques courantes qui renforcent l'officialité du document.

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La méthode DADO

Nous avons vu précédemment les éléments à faire apparaître sur la note de service. Il existe un moyen de se souvenir de ces points essentiels. Votre formation à distance pour devenir secrétaire médical(e) vous apprendra la méthode DADO. C’est une technique mnémotechnique conçue pour assurer l'inclusion de tous les éléments essentiels dans la rédaction de documents internes.

Nous allons décortiquer ensemble chaque lettre de cette méthode et découvrir à quoi celles-ci correspondent.

• D représente De, l'émetteur de la note. Il faut identifier la personne ou le département à l'origine du document. Généralement, l'émetteur est un supérieur hiérarchique ou le département responsable de la communication.
• A signifie À les destinataires de la note. La note doit préciser à qui elle est adressée, que ce soit à un département spécifique, à un groupe d'employés, ou à l'ensemble du personnel. Cela assure que le message atteint son public ciblé de manière efficace.
• Le premier D indique la Date de rédaction de la note. Inclure la date est essentiel pour contextualiser l'information, surtout si elle est liée à des événements ou des délais spécifiques.
• O pour Objet, résume le contenu de la note. L'objet doit être concis et informatif, fournissant une vue d'ensemble claire du sujet traité dans la note.

   

Quelle différence avec la note d'information ?

Quand on veut devenir secrétaire médicale à distance, on doit connaître la différence même minime entre ces deux documents. La note d'information et la note de service sont toutes deux des documents internes essentiels à la communication au sein d'une organisation.

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La note de service est utilisée pour transmettre des directives ou des ordres spécifiques aux employés. 

La note d'information vise à informer le personnel sur divers sujets pouvant affecter leur travail ou l'environnement de l'entreprise, sans pour autant exiger de mesures immédiates ou spécifiques de leur part. Elle peut concerner des mises à jour générales, des informations sur des événements à venir ou des conseils pratiques. Le ton de la note d'information est moins directif et peut être perçu comme plus amical ou conseillant, plutôt que d'imposer une obligation. En voici un exemple :

Note d’nformation extraite de la formation Secrétaire médical

Prêt(e) à passer le TP Secrétariat Médical ?

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