Comment écrire une note de service ?

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Comment écrire une note de service ?

Apprendre à écrire une note de service

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8 min

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Par Timothé Colas

Vous souhaitez apprendre à écrire une note de service ? Mais, connaissez-vous sa définition et arrivez-vous à faire la différence entre note de service et note d’information. Cet article vous donne toutes les pistes pour vous aider à mieux comprendre et à savoir de manière efficace écrire une note de service.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'une note de service ?
  • Quels élements faire apparaître ?
  • La méthode DADO
  • Quelle différence avec la note d'information ?
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Qu'est-ce qu'une note de service ?

Une note de service est un document central dans la communication professionnelle écrite au sein d'une entreprise ou d'une organisation, quelle que soit sa nature (médicale, juridique, industrielle, etc.). Voici un exemple de note de service issu de notre formation :

 

Extrait de la formation Secrétariat médical - Walter Learning

 

Ce type de document est spécialement conçu pour faire une note de service qui transmet des informations ou des directives aux employés, sans être destiné à une diffusion externe, comme aux clients ou patients. 

Bon à savoir

La note de service se caractérise par sa transmission descendante, généralement initiée par un supérieur hiérarchique à ses subordonnés, dans le but de formaliser et de clarifier certaines procédures ou informations cruciales.

Sa rédaction, qui relève de la compétence de personne ayant suivi une formation de secrétaire médicale à distance, ne suit pas un format strict, offrant ainsi une certaine souplesse dans sa présentation. Néanmoins, elle doit comporter des éléments essentiels tels que l'émetteur, le destinataire, la date, et l'objet de la communication, conformément à un modèle de note de service.

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Important

Ces informations essentielles garantissent que le message est clairement défini et correctement adressé au public ciblé au sein de l'organisation. 

Pour écrire une note de service efficacement, il est fondamental de suivre ces directives, soulignant son caractère obligatoire et formel. La note de service peut être diffusée par divers moyens, tels que par affichage ou intégration dans les communications internes comme les bulletins de salaire.

Quels élements faire apparaître ?

Dans la rédaction de documents internes tels que la note de service, vous devez transmettre des informations au sein de l'organisation, sans viser une diffusion externe. Ces documents servent à communiquer avec les employés et ne sont pas destinés aux externes, comme les patients dans un contexte médical.

Astuce

Une formation de secrétaire médicale à distance qui peut être éligible au CPF, vous apprend à créer des modèles de note de service pour le personnel.

Malgré la flexibilité dans la présentation de ces documents, certains éléments sont indispensables et doivent toujours être inclus pour assurer la clarté et l'efficacité de la communication.

Un stage en secrétariat médical pourra vous amener à écrire une note de service ou encore à créer un modèle de note de service. Votre référent de stage pourra bien évidemment vous mettre à disposition un exemple de note de service interne. Cependant, il est important que vous connaissiez les éléments à faire apparaître sur le document. 

 

Vous devez donc faire figurer sur la note de service :

  • l’émetteur ;
  • les destinataire ;
  • la date de rédaction ;
  • l’objet.

Bon à savoir

Il est important de noter que la note de service est un document formel qui, en plus d'être numéroté pour un suivi chronologique, exige une formulation claire et directe de la part de l'émetteur. 

Il n’est pas nécessaire d’y inclure une quelconque formule de politesse qui serait ici superflue. La signature de l'émetteur et la mention du mode de diffusion (par exemple, pour affichage ou transmission) sont également des pratiques courantes qui renforcent l'officialité du document.

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La méthode DADO

Nous avons vu précédemment les éléments à faire apparaître sur la note de service. Il existe un moyen de se souvenir de ces points essentiels. Votre formation à distance pour devenir secrétaire médical(e) vous apprendra la méthode DADO. C’est une technique mnémotechnique conçue pour assurer l'inclusion de tous les éléments essentiels dans la rédaction de documents internes.

 

 

Nous allons décortiquer ensemble chaque lettre de cette méthode et découvrir à quoi celles-ci correspondent.

  • D représente De, l'émetteur de la note. Il faut identifier la personne ou le département à l'origine du document. Généralement, l'émetteur est un supérieur hiérarchique ou le département responsable de la communication.
  • A signifie À les destinataires de la note. La note doit préciser à qui elle est adressée, que ce soit à un département spécifique, à un groupe d'employés, ou à l'ensemble du personnel. Cela assure que le message atteint son public ciblé de manière efficace.
  • Le premier D indique la Date de rédaction de la note. Inclure la date est essentiel pour contextualiser l'information, surtout si elle est liée à des événements ou des délais spécifiques.
  • O pour Objet, résume le contenu de la note. L'objet doit être concis et informatif, fournissant une vue d'ensemble claire du sujet traité dans la note.

     

Rappel

Utiliser la méthode DADO garantit une structure complète et cohérente pour les notes de service, facilitant la communication claire et directe au sein des organisations. Cette approche aide non seulement à éviter les omissions importantes mais assure également que l'information est présentée de manière organisée et accessible.

Quelle différence avec la note d'information ?

Quand on veut devenir secrétaire médicale à distance, on doit connaître la différence même minime entre ces deux documents. La note d'information et la note de service sont toutes deux des documents internes essentiels à la communication au sein d'une organisation.

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La note de service est utilisée pour transmettre des directives ou des ordres spécifiques aux employés. 

La note d'information vise à informer le personnel sur divers sujets pouvant affecter leur travail ou l'environnement de l'entreprise, sans pour autant exiger de mesures immédiates ou spécifiques de leur part. Elle peut concerner des mises à jour générales, des informations sur des événements à venir ou des conseils pratiques. Le ton de la note d'information est moins directif et peut être perçu comme plus amical ou conseillant, plutôt que d'imposer une obligation. En voici un exemple :

 

Note d’nformation extraite de la formation Secrétaire médical

Pour résumer

La principale différence entre écrire une note de service et une note d'information réside dans leur but : la première a un caractère obligatoire et est utilisée pour communiquer des instructions spécifiques, tandis que la seconde vise à informer et conseiller, adoptant un ton généralement moins formel.

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