Présentation du dossier professionnel SAMS
Qu’est ce que le dossier professionnel de secrétaire médical ?
Le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social est une certification de niveau IV (niveau BAC). Pour l’obtenir, chaque candidat doit passer des épreuves écrites et orales. Il doit également remettre un dossier professionnel (DP). L’objectif de ce dossier professionnel est de montrer au jury que vous avez acquis les compétences en lien avec le Titre Professionnel Secrétaire Assistant-Médico Social et de prouver que vous êtes capable d’exercer le métier de façon professionnelle.
L’échange sur le dossier professionnel Secrétaire Médico-Social se fait généralement lors de l’entretien final. Il peut également avoir lieu durant l’examen technique selon la décision du jury. Cet échange ne dure que 10 minutes, le jury ne sélectionne donc que quelques questions au sujet de votre DP sur lesquelles il veut échanger avec vous.
Pour devenir secrétaire médical(e), il est recommandé de suivre une formation Secrétariat médical. Cette formation vous aidera à préparer correctement votre DP Secrétaire Assistant Médico-Social, mais également à vous préparer au mieux à l’examen du Titre Professionnel Secrétaire Médical.
Comment rédiger le DP SAMS ?
Le dossier professionnel Secrétaire Médical est à rédiger à l'aide d’un document PDF officiel téléchargeable sur le site de la DREETS (Direction Régionale de l’Emploi, de l’Économie, du Travail et des Solidarités), anciennement appelée DIRECCTE. Cet organisme dépend du ministère du Travail et a pour vocation de valider les titres professionnels ainsi que les habilitations pour le jury professionnel. La structure de la trame utilisée pour votre dossier professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social ne doit en aucun cas être modifiée.
La base de ce document est faite dans un format de tableau, c’est pourquoi si vous souhaitez agrandir ou rétrécir certaines parties, il faudra utiliser l’outil Tableau.
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Les activités types du dossier professionnel
Le dossier professionnel SAMS sert à montrer que vous savez réaliser des tâches en lien avec le titre professionnel que vous préparez. Ainsi, vous devrez présenter un exemple concret de votre expérience professionnelle pour chacune des 3 activités types du Titre Professionnel SAMS.
Pour rappel, les 3 activités types du Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social sont :
- CCP n°1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités ;
- CCP n°2 : Assurer l’accueil et la prise en charge administrative du patient ou de l’usager ;
- CCP n°3 : Traiter les dossiers et coordonner les opérations liées au parcours du patient ou de l’usager.
Pour vous aider à trouver des exemples concrets, vous devez vous appuyer sur le référentiel de certification du titre SAMS. En page 6 de ce document, vous trouverez un tableau qui décrit toutes les compétences professionnelles officielles correspondant à chacune des activités types.
Gardez en tête que ce dossier professionnel vous prépare à l’entretien avec le jury, choisissez donc des exemples qui mettent en valeur vos compétences.
Les titres, diplômes, CQP, et attestations de formation
Le dossier professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social comporte également une partie prévue pour renseigner les titres, diplômes, Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) et attestations de formation que vous possédez. Ce tableau est facultatif, mais il est conseillé de le compléter car il permet au jury de connaître votre parcours et de se reposer sur votre expérience pour ajuster l’échange qu’il aura avec vous.
Les documents illustrant la pratique professionnelle
Le dossier professionnel SAMS vous propose également une page intitulée “Document illustrant la pratique professionnelle”. Cette page n’est pas obligatoire, cependant il est intéressant d’ajouter des documents visuels car ils apportent un complément de compréhension sur les compétences que vous avez décrites. Il peut s’agir par exemple d’une photo de votre environnement de travail, d’un courrier que vous aurez saisi, d’un compte rendu opératoire ou encore d’un planning. Attention, leur nombre est limité : 2 documents visuels maximum par activité type, soit 6 documents visuels au maximum.
Si vous souhaitez ajouter des documents visuels, pensez à demander l’autorisation à votre tuteur de stage avant de les ajouter. Pour une photographie il vous faudra également obtenir un accord de diffusion. Enfin, pensez également à anonymiser les documents afin qu’il n’y ait pas d’Identité Patient ou de numéro d’IPP (Identifiant Permanent Patient) dans votre dossier professionnel.
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Les annexes du dossier professionnel
Le dossier professionnel se compose enfin d'une page pour les annexes précisant “si le RC (Référentiel de certification) le prévoit”. Cette partie n’est donc pas à compléter pour le dossier professionnel SAMS car le RC n’en exige pas. Lorsque vous rédigez votre dossier professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social, il faut donc laisser cette page vierge. Pour autant, il ne faut pas la retirer, vous devrez la laisser dans votre dossier professionnel.
Conseils pour rédiger son dossier professionnel
Pour vous aider à rédiger votre dossier professionnel, voici quelques consignes à respecter.
Mise en forme de votre DP
Lors de la rédaction de votre DP, il est important de respecter le format et la couleur de la trame officielle. Le choix de la police est libre, mais il est conseillé d’utiliser des polices sobres (Arial, New Roman, Calibri, etc.). Le gras et l’italique sont autorisés pour mettre en évidence certaines informations. Pensez à utiliser la première personne du singulier (je) lors de votre rédaction, car vous décrivez vos propres compétences.
Ajouter une page activité type
Le référentiel de rédaction du DP prévoit la présentation de 1 à 3 exemples d’activités types. Cependant, la trame fournie par le dossier professionnel Secrétaire médical en pdf est standardisée et ne contient qu'une seule page pour chaque activité type. Il faudra donc ajouter des pages supplémentaires si vous décidez de présenter plusieurs exemples. Pour ajuster ce document, il vous suffira de copier une page existante avant de la coller sur une nouvelle page que vous aurez inséree. Vérifier bien que la pagination se soit faite correctement.
Terminer par le sommaire
Une fois votre dossier professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social complété, vérifiez qu’il ne manque rien, qu’il est correctement structuré, facile et agréable à lire. Terminez par la construction du sommaire en y rapportant les intitulés de votre pratique professionnelle. En effet, vous allez sûrement rédiger votre dossier professionnel en plusieurs étapes. Compléter le sommaire en dernier vous permet d’éviter de faire de nombreux allers-retours à chaque fois que vous ajoutez ou retirez des informations et que la pagination change.
Afin de compléter votre sommaire plus facilement, pensez à imprimer un exemple de votre dossier professionnel Secrétaire Médical(e) comme brouillon. Ainsi, vous pourrez suivre facilement la pagination de votre sommaire en tournant vos pages.
La constitution du dossier professionnel est une étape déterminante. Notre formation pour secrétaire médical·e vous accompagne dans la rédaction du SAMS en valorisant votre parcours et vos compétences concrètes.
Présentation de votre dossier professionnel
Une fois votre dossier professionnel finalisé, vous devrez l’éditer puis le relier afin de pouvoir le remettre au jury. Le mode de présentation de votre dossier professionnel vous appartient. Vous pouvez choisir de le relier ou de le mettre dans un porte-vue, l’essentiel est que votre présentation soit rigoureuse, nette et précise.
Vous devrez imprimer 2 exemplaires de votre dossier professionnel. Un pour le jury et un pour vous afin de l’avoir sous les yeux lors de l'épreuve orale.
Enfin, sachez que de nombreux conseils vous seront communiqués pour rédiger et présenter au mieux votre dossier professionnel au cours de notre formation Secrétariat médical.
