Que doit contenir le règlement intérieur d'un organisme de formation ?

Qu'est-ce qu'un règlement intérieur ?

Lorsque l’on souhaite devenir formateur(rice) indépendant(e) ou ouvrir son propre centre de formation, on est sujet à de nombreuses démarches administratives et devoirs inhérents à cette activité. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de suivre une formation de formateur en ligne afin d’être accompagné(e) sur ces procédures complexes et d’être informé(e) sur les obligations qui encadrent votre domaine.

L’un des dispositifs obligatoires pour un(e) formateur(rice), c’est le règlement intérieur pour son organisme de formation. Le règlement intérieur pour un centre de formation est défini par l’article L6352-3 du Code du travail comme un document qui va « déterminer les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et apprentis. »

Est-il obligatoire ?

Le règlement intérieur pour les organismes de formation répond aux exigences Qualiopi. Effectivement, le référentiel national qualité Qualiopi vient renforcer l’encadrement des formations de formateur à distance et de toutes autres formations en présentiel, en obligeant chaque organisme de formation, formateur indépendant, centre de bilan de compétences, centre de formation d’apprentis et de prestataire de VAE à soumettre à ses apprenants un règlement intérieur.

C’est une obligation de proposer un règlement intérieur pour les organismes de formation. Il doit être communiqué aux stagiaires dès le début de la formation. Il n’est pas possible de déroger à la transmission de ce document, même si vous intervenez dans les locaux de vos clients. 

En tant que prestataire de service, vous êtes responsable de l’application de ce règlement intérieur et du Code du travail, à distance comme dans les bureaux dans lesquels vous opérez. Votre activité induit une responsabilité envers l’assiduité de vos apprentis ainsi que le bon déroulement de la formation de formateur, dans le respect des normes d’hygiène et de sécurité. 

Quelles informations doivent figurer dans le règlement intérieur ?

Dans le règlement intérieur de votre organisme de formation, des informations essentielles doivent être mentionnées. Certaines sont obligatoires comme les règles d’hygiène et de sécurité au sein de l’établissement pour les formations en présentiel, les règles de discipline, et les règles encadrant la participation des stagiaires, tandis que d’autres sont optionnelles. L’idée est de proposer le plus de renseignements possible qui puissent améliorer le bon déroulement de votre prestation.

L’hygiène et la sécurité

En tant que formateur(rice) indépendant(e), vous devez présenter un règlement intérieur de centre de formation professionnelle qui informe sur les règles d’hygiène et de sécurité au sein des locaux qui accueillent vos apprenants. Ce règlement est à adapter si vous possédez différents bureaux et que la configuration des lieux change et demande des instructions spécifiques, conformément au Code du travail.

Lorsque vous intervenez chez un(e) client(e), c’est le règlement intérieur de son établissement qui est applicable. 

La discipline

Afin que vos stagiaires prennent connaissance de leurs droits et de leurs devoirs au sein de votre organisme de formation, il est nécessaire d’énumérer les différentes règles concernant la discipline. C’est pour cette raison qu’il est important de transmettre le règlement intérieur de votre formation à distance ou en présentiel avant le début de la formation, pour avertir vos apprenants de la réglementation à observer.

Dans cette rubrique, vous pouvez renseigner vos stagiaires sur :

• les règles de discipline ;
• les facteurs qui portent à sanction ;
• la nature des sanctions disciplinaires et de leurs délais. 

Il est obligatoire de prévenir le stagiaire des objections retenues contre lui avant toute application de sanctions, quelles qu’elles soient. Il y a également une procédure à respecter concernant les sanctions, à commencer par l’information de l’apprenant à travers un courrier recommandé, un entretien et l’exposition des éléments de griefs. 

La représentation des stagiaires

Si la représentation des stagiaires est seulement exigée pour les formations de plus de 500 heures, il reste obligatoire d’en mentionner les règles dans le règlement intérieur de votre organisme de formation.

En effet, le règlement intérieur de votre centre de formation doit encadrer la procédure d’élection des deux délégués stagiaires qui représenteront leurs camarades et veilleront à l’amélioration de la formation et à l’exposition des réclamations de leurs collègues. 

Les mentions non obligatoires

Le but de votre règlement intérieur pour les formations à distance est d’informer vos apprenants sur le déroulement de votre formation. Pour les formations en ligne, vous pouvez donc également leur apporter des renseignements complémentaires sur le mode de connexion aux modules, sur le matériel à utiliser, sur la sécurité de leurs données, sur le RGPD, ou encore sur les délais d’accès à la formation.

Comment le rédiger ?

S’il est obligatoire de rédiger un règlement intérieur pour les organismes de formation, ce n’est pas forcément la démarche la plus simple à réaliser. Généralement, des modèles gratuits sont à votre disposition sur internet pour vous permettre de vous en inspirer afin de créer le vôtre. 

Dans un premier temps, il est conseillé de suivre les mentions obligatoires à inclure dans votre règlement intérieur. C’est une première piste pour rédiger aisément votre règlement. Ensuite, vous pouvez ajouter toutes informations que vous jugez essentielles pour la mise en place de votre formation.

Il est nécessaire de spécifier que sa diffusion aux apprenants est obligatoire. Il est conseillé de le transmettre avec votre devis, ou lors de l’envoi de votre programme de formation. Ainsi, vous êtes certain(e) de respecter cette obligation d’information.

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