1. Connaître les obligations légales de l'organisme de formation
La création d’un organisme de formation nécessite de se soumettre à certaines obligations légales dont nous développons les détails plus loin dans cet article. En tant que professionnel(le) de la formation, vous dépendez de la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (Dreets) pour vos démarches administratives.
Si vous souhaitez devenir formateur(rice) professionnel(le) pour adultes, vous êtes tenu(e) de réaliser les aactions suivantes :
- déclarer votre activité auprès de la Dreets afin d’être immatriculé et de recevoir un numéro de Déclaration Activité (DA) ;
- communiquer à vos apprenants des informations précises liées à votre cursus (son programme, ses modalités d’évaluation, les contacts…) ;
- soumettre un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) à votre Dreets tous les ans, et ce dès la première année de la création de votre organisme de formation à distance ou en présentiel ;
- contractualiser pour toute prestation de service achetée ;
- respecter les règles de comptabilité en lien avec l’activité de formation ;
- préciser, dans toute communication commerciale, votre numéro de Déclaration d’Activité avec la mention : « Enregistrée sous le numéro ###. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. »
Ces impératifs doivent être connus avant de créer son organisme de formation afin d’éviter les impairs. Notez par ailleurs qu’ils s’ajoutent à toutes les autres lois régissant l’activité d’une entreprise privée sur le territoire français.
2. Obtenir son numéro de déclaration d'activité
Devenir ingénieur en pédagogie implique nécessairement l’attribution d’un numéro de Déclaration d’Activité par la Dreets. Cette identification doit apparaître sur tous les documents officiels des professionnels proposant, à titre d’activité principale ou secondaire, une action de formation (y compris par apprentissage ou CFA), des bilans de compétences, ou un accompagnement à la VAE.
Il faut tout d’abord créer son organisme de formation, puis effectuer sa demande de numéro de DA dans les trois mois suivant la signature d’un premier contrat de formation. La démarche peut se faire par courrier, en envoyant le formulaire CERFA n°10782*05 rempli à la Dreets dont dépend l’organisme.
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Les délais sont cependant plus longs qu’une requête en ligne, directement depuis le portail Mon Activité Formation (MAF).
Dans les deux cas, réservez une attention particulière aux pièces jointes demandées pour la validation de votre dossier, car l’absence ou la non-conformité de celles-ci peut être un motif de refus pour l’obtention de votre identification. Les documents de formation notamment (programme, contrats ou attestations) doivent être irréprochables.
Par ailleurs, pour devenir formateur(rice) indépendant(e), le/la déclarant(e) ne doit faire l’objet d’aucune condamnation préalable incompatible avec l’exercice d’une activité de formation : le Bulletin n°3 du casier judiciaire devra être fourni. En cas d’erreur dans votre demande de DA, vous disposez de 30 jours pour le signaler à la Dreets.
3. Connaître ses obligations comptables
Pour la création d’une formation, les obligations comptables sont les mêmes que les autres entreprises de droit privé. Trois spécificités s’ajoutent néanmoins.
- Devenir formateur(rice) vous oblige à publier chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe comptable (Article L.6352-6 du Code du travail).
- La comptabilité qui relève de l’activité de CFA doit être séparée de celle en lien avec la formation professionnelle continue (Article L.6352-7 du Code du travail), et de celle relevant des bilans de compétences et VAE.
- Créer un centre de formation professionnelle, c’est également désigner un Commissaire aux Comptes et un suppléant, dès lors que deux des trois seuils suivants sont dépassés : trois salariés, 153 000 € de chiffre d’affaires HT, ou 230 000 € au total du bilan comptable.
4. Faire un bilan pédagogique et financier (BPF)
Le bilan pédagogique et financier est un outil de contrôle administratif utilisé par la Dreets. Au même titre que le numéro de DA, il est exigé de tous les professionnels de formation, selon l’article L6352-11 du code du travail. Pour créer un organisme de formation, il vous faut ouvrir un espace sur le portail MAF précédemment mentionné : le formulaire Cerfa n°10443*16, correspondant au BPF, peut être télétransmis par ce biais.
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Le bilan pédagogique rassemble des données relatives à l’activité de formation comme le nombre de stagiaires formés, d’heures dispensées, et le nombre d’intervenants internes et/ou externes. La partie financière de ce document a pour objectif de synthétiser les produits et charges comptables associés à chaque offre de formation.
Vous n’êtes pas forcé(e) d’avoir des compétences en comptabilité pour devenir formateur(rice), vous pouvez déléguer certains aspects du métier à un(e) expert(e)-comptable. Depuis votre espace MAF, un(e) prestataire externe peut être ajouté pour remplir le BPF.
Il est recommandé d’anticiper la saisie du formulaire, requis chaque année au printemps, pour éviter les erreurs. Soyez rigoureux(euse), et sollicitez si possible vos collaborateurs pour rassembler les informations nécessaires en amont. L’obligation réglementaire que représente le BPF ne doit pas être négligée.
En cas de non-respect de cet impératif, vous vous exposez à une poursuite pénale, à une amende pouvant s’élever à 4 500 €, et à une interdiction d’exercer (radiation de votre numéro de déclaration d’activité).
5. Rédiger le règlement intérieur de l'organisme
Si vous choisissez de créer un organisme de formation, sachez que vous disposez de 90 jours pour rédiger un règlement intérieur. Pour vous aider dans cette démarche, certaines Dreets proposent des formats sur lesquels s’appuyer. Vous pouvez le rédiger vous-même, mais il est recommandé de le faire relire par un avocat spécialisé dans le domaine pour vous protéger et assurer à vos apprenants un environnement sécurisé.
Pour créer un centre de formation conforme à l’article L6352-3 du code du travail, votre règlement doit obligatoirement aborder les règles ci-dessous de :
- santé et sécurité au sein de l’établissement (en cas d’accueil en présentiel) ;
- discipline des stagiaires (conditions des sanctions, sanctions applicables, droits des élèves) ;
- participation des apprenants, si l’organisme propose des formations de plus de 500 h.
Le règlement intérieur et sa mise en application font partie des documents à communiquer aux stagiaires en formation.
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