Comment faire sa déclaration d'activité en tant qu'organisme de formation ?

Qui est concerné par la déclaration d'activité ?

Devenir formateur requiert différentes démarches afin d’exercer dans le respect de la réglementation encadrant le domaine de la formation. À ce titre, il est obligatoire pour les professionnels qui coordonnent des formations ou activités similaires de déclarer leur activité à la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Sont concernés par cette formalité les organismes suivants :

• les prestataires de bilan de compétences ;
• les organismes de formation et formateurs indépendants ;
• les centres qui proposent une Validation des Acquis d’Expérience (VAE) ;
• les centres de formation par l’apprentissage, ou Centre de Formation d’Apprentis (CFA).

La déclaration d’activité pour les organismes de formation est obligatoire, que le formateur exerce son activité à titre principal ou secondaire.

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Pourquoi déclarer son activité en tant qu'organisme de formation ?

Comme beaucoup de professions spécialisées, elles sont encadrées par des obligations spécifiques. Il n’est pas possible de devenir formateur agréé sans réaliser les démarches pour obtenir son numéro de déclaration d’activité. Le NDA (numéro de déclaration d’activité) est transmis après votre demande auprès de la Dreets.

Si vous décidez d’ouvrir une auto-entreprise, vous recevrez un numéro de SIREN qui est un numéro unique qui permet d’identifier votre établissement. Il devra figurer sur tous vos documents officiels, comme les factures, les contrats, ou encore les devis. Il est obligatoire d’être immatriculé au RCS pour exercer une profession libérale.

Néanmoins, ce n’est pas le seul numéro obligatoire pour proposer une activité de formation. Si le SIREN est une obligation commune à toutes les entreprises et auto-entrepreneurs, le numéro de déclaration d’activité est réservé aux centres de formation. Ce numéro identifie votre organisme de formation, il devra également être apposé sur chacun de vos documents officiels. Vous obtenez votre NDA après avoir effectué votre déclaration d’activité de formateur.

Une fois votre déclaration d’activité réalisée, vous apparaissez dans la liste publique des organismes de formations, ce qui vous donne de la visibilité et une légitimité aux yeux de vos potentiels clients.

Comment effectuer la déclaration d'activité ?

La déclaration d’activité pour un organisme de formation est essentielle, surtout si vous désirez devenir un formateur agréé.

Il existe différentes façons de réaliser votre déclaration d’activité, vous pouvez le faire :

• en ligne ;
• par courrier. 

La déclaration d’activité en ligne est recommandée, car ses délais de traitement sont plus rapides et les erreurs sont limitées. Quelles sont les étapes de la déclaration en ligne ? 

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Accédez à votre espace Mon Activité Formation (MAF)

Pour commencer votre déclaration d’activité pour votre organisme de formation, il est nécessaire que vous vous connectiez au portail Mon Activité Formation (MAF). Normalement, vous n’avez pas de compte enregistré sur ce site internet. Il faudra donc cliquer sur la commande « Se créer un compte ». À ce moment-là, il vous sera demandé de renseigner vos informations personnelles et de votre entreprise comme votre dénomination, votre numéro de SIRET et vos informations de connexion.

À la fin de cette étape et pour achever votre inscription, un mail vous sera envoyé avec un lien permettant d’activer votre compte. Dirigez-vous sur votre boîte mail, cliquez sur le lien et validez la dernière étape en cliquant sur « Activer mon compte ». 

Vous pourrez ensuite accéder au portail.

Réalisez votre déclaration d’activité 

Une fois sur l’espace Mon Activité de Formation, cliquez sur la commande « Saisir ma déclaration d’activité ». Une page d’atterrissage s’ouvre avec la liste des documents à fournir et les étapes de la procédure. Vous pouvez alors sélectionner la commande « Commencer la saisie ».

Différents blocs seront proposés (Déclarant, Activité, Statut, Formateurs, Formation(s) dispensée(s), Responsable(s) juridique(s) et Signature). Ils doivent tous être renseignés, sinon il sera impossible de valider votre déclaration. Une croix rouge apparaît dans le bloc correspondant quand l’ensemble des informations ne sont pas remplies.

Lorsque vous avez complété le dernier bloc et que toutes les pièces et les mentions obligatoires ont été renseignées, vous pouvez appuyer sur le bouton « Transmettre ». Votre déclaration d’activité pour votre organisme de formation est donc adressée à la Dreets. 

Vous avez la possibilité de suivre l’avancement de votre demande en attendant la décision de la Dreets, qui est en droit de refuser ou de suspendre votre demande en cas de pièces manquantes ou d’erreurs lors de votre saisie. 

Modifiez votre demande

Si l’agent en charge de votre dossier estime qu’une pièce est manquante ou que vous devez apporter des révisions, un mail vous sera envoyé avec un lien pour accéder à votre dossier et pour réaliser les modifications. 

Conservez votre courrier de décision

Une fois votre demande acceptée, un courrier vous sera envoyé avec la décision de la Dreets sur votre déclaration pour votre organisme de formation. Il contient vos codes d’activation pour accéder à votre espace Mon Activité de Formation et à Mon Compte Formation.

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Quand déposer sa déclaration ?

Pour devenir formateur(rice), vous devez être en possession d’un numéro de déclaration d’activité. Pour cette raison, vous bénéficiez d’un délai de maximum 3 mois après votre premier contrat de formation pour déposer votre demande de déclaration d’activité. 

Les pièces justificatives nécessaires

Lors de votre déclaration d’activité pour votre organisme de formation, qu’elle soit réalisée par courrier ou en ligne, différentes pièces justificatives vous seront demandées : 

• le Bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant ou du déclarant ;
• la copie du justificatif d’attribution du numéro unique d’identification (SIREN) ;
• pour les CFA : la copie des statuts mentionnant l’activité d’apprentissage ;
• un document détaillé du contenu de la formation et des moyens techniques et pédagogiques employés est requis, si les informations n’apparaissent pas dans les contrats ou conventions transmises ;
• la copie de l’une des pièces listées ci-dessous :
  • un bon de commande ou une facture qui prouve de la vente de votre première action de formation,
  • un contrat de formation d’apprentissage,
  • un contrat ou la première convention de formation professionnelle.

Il peut arriver que la Dreets exige d’autres informations après votre demande de déclaration, afin de s'assurer de la véracité des informations transmises et de la qualité de votre prestation.

Dans ce cas-là, les justificatifs suivants peuvent vous être réclamés : 

• un document qui explique votre première prestation réalisée, avec la nature de la formation, les personnes ayant suivi la formation, le lieu, ou le contenu de la formation ;
• un justificatif qui témoigne des compétences du formateur et de la pertinence de ces compétences pour une activité de formation. 

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