Pourquoi les obligations légales sont essentielles pour un formateur
Devenir formateur indépendant attire de plus en plus de professionnels en quête d’autonomie et de liberté dans leur métier. Pourtant, cette liberté s’accompagne d’un cadre légal strict qu’il ne faut pas négliger.
Il ne suffit pas d’avoir de l’expérience ou de savoir transmettre : pour être reconnu, facturer légalement et, surtout, permettre à ses clients de financer leurs formations, le formateur doit répondre à un ensemble d’exigences.
Certaines obligations sont liées à la simple existence d’une activité de formation (déclaration d’activité, contrats, conventions), d’autres concernent la qualité et la certification, avec en premier lieu Qualiopi, devenue la norme incontournable en France.
Notre formation en ligne complète et éligible au financement CPF pour créer et développer votre activité de formation.
Les obligations légales d’un formateur indépendant
Dès qu’un professionnel facture une prestation de formation, il doit se conformer aux règles encadrant les organismes de formation, même s’il travaille seul.
Déclaration d’activité
La première étape consiste à déclarer son activité auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Cette démarche donne accès à un numéro de déclaration d’activité (NDA).
Ce numéro est indispensable pour se présenter comme organisme de formation et apparaître dans la base publique des prestataires de formation.
Sans cette immatriculation, il est impossible de travailler avec des financements publics ou mutualisés.
Rédaction des documents obligatoires
Chaque prestation de formation doit être encadrée par :
- une convention de formation (pour les entreprises), ou un contrat de formation (pour les particuliers),
- un programme détaillé précisant objectifs, durée, modalités pédagogiques et moyens d’évaluation,
- une feuille de présence signée par les participants,
- une attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire.
Ces documents constituent la preuve que la formation respecte le cadre du Code du travail.
Bilan pédagogique et financier (BPF)
Chaque année, l’organisme doit transmettre à l’administration un bilan pédagogique et financier récapitulant le nombre d’heures dispensées, le nombre de stagiaires formés et le chiffre d’affaires réalisé en formation.
Le non-dépôt du BPF peut entraîner la perte du numéro de déclaration d’activité.
Assurances et responsabilités
Il est fortement recommandé de souscrire une responsabilité civile professionnelle couvrant les risques liés à l’activité de formation. En cas de litige ou d’accident pendant une session, cette assurance protège le formateur.
Qualiopi : la certification devenue incontournable
Pourquoi Qualiopi est obligatoire
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est une obligation pour tous les organismes de formation qui souhaitent permettre à leurs clients de financer leurs formations via :
- le Compte Personnel de Formation (CPF),
- les Opérateurs de compétences (OPCO),
- Pôle emploi ou les Conseils régionaux,
- tout financement public ou mutualisé.
Sans Qualiopi, un formateur peut toujours vendre ses services, mais uniquement en financement direct, c’est-à-dire à la charge des particuliers ou des entreprises. Dans les faits, l’absence de certification limite fortement le marché accessible.
Les avantages de Qualiopi
Au-delà de l’obligation légale, Qualiopi présente des atouts réels :
- Accès aux financements : condition incontournable pour travailler avec le CPF et les OPCO.
- Crédibilité accrue : les clients voient la certification comme un gage de sérieux.
- Amélioration interne : les organismes certifiés mettent en place des processus de suivi qualité, de mesure de satisfaction et d’amélioration continue.
En pratique, Qualiopi devient une marque de confiance qui rassure stagiaires et entreprises.
Développez vos compétences comportementales et relationnelles.
Comment obtenir la certification Qualiopi
Le processus d’audit
La certification s’obtient auprès d’un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Le formateur doit préparer un dossier qualité prouvant qu’il respecte le Référentiel National Qualité (RNQ).
L’audit se déroule en deux temps :
- Audit initial : examen approfondi des procédures et des documents.
- Audit de surveillance : réalisé environ 18 mois plus tard, pour vérifier le respect continu des exigences.
La certification est valable 3 ans, sous réserve de ce suivi.
Le coût et la préparation
Le coût varie selon la taille et le chiffre d’affaires du formateur, mais se situe généralement entre 1 500 et 3 000 €.
La préparation demande de mettre en place des documents précis : modèles de convention, outils de suivi, procédures de réclamation, indicateurs de satisfaction.
Beaucoup de formateurs choisissent de se faire accompagner par un cabinet spécialisé pour maximiser leurs chances de réussite.
Les critères et indicateurs de Qualiopi
Le RNQ repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Parmi les points essentiels :
- Fournir une information claire au public sur les prestations proposées.
- Définir des objectifs pédagogiques précis pour chaque formation.
- Adapter le parcours aux besoins des bénéficiaires (accessibilité, modalités individualisées).
- Mobiliser des moyens pédagogiques, techniques et humains cohérents.
- Justifier de la qualification des formateurs et de leur développement professionnel.
- S’inscrire dans l’environnement professionnel (veille, partenariats).
- Mettre en place une amélioration continue à partir des retours stagiaires.
Ces exigences peuvent sembler lourdes, mais elles visent à professionnaliser l’ensemble du secteur de la formation.
Les autres certifications et enregistrements possibles
RNCP et RS
En complément de Qualiopi, un formateur peut viser l’enregistrement de ses formations au :
- RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) : pour délivrer un diplôme ou titre reconnu par l’État.
- RS (Répertoire Spécifique) : pour certifier des compétences ciblées (bureautique, langues, soft skills).
Ces enregistrements renforcent l’attractivité des formations en les rendant éligibles au CPF.
Autres labels
Avant Qualiopi, certains organismes s’appuyaient sur Datadock, aujourd’hui remplacé.
Il existe aussi des labels sectoriels ou spécifiques (ex. certifications ISO, labels qualité régionaux), qui peuvent constituer un plus.
Notre formation en ligne, complète et éligible au CPF, vous prépare à devenir formateur professionnel d’adultes.
Comment répondre aux attentes des financeurs (CPF, OPCO)
Chaque financeur a ses propres règles, mais tous exigent désormais Qualiopi.
- CPF : la formation doit être certifiante (inscrite au RNCP ou RS) et dispensée par un organisme Qualiopi.
- OPCO : financent les formations si elles relèvent du plan de développement des compétences de l’entreprise et si l’organisme est Qualiopi.
- Pôle emploi / Régions : même logique, Qualiopi est devenue incontournable.
Sans certification, un formateur se coupe de la quasi-totalité des financements publics et mutualisés.
Checklist pratique pour être en règle
- Déclarer son activité et obtenir un NDA.
- Mettre en place les documents obligatoires (conventions, contrats, feuilles de présence).
- Souscrire une responsabilité civile professionnelle.
- Préparer et déposer un dossier Qualiopi.
- Suivre et documenter la satisfaction stagiaires.
- Déposer le bilan pédagogique et financier chaque année.
Quelle formation correspond le mieux à votre profil ?
| Critères | Créer et développer une activité de formation | Formateur professionnel d’adultes (TP FPA) |
|---|---|---|
| Objectif principal | Lancer ou structurer son propre organisme de formation | Devenir formateur professionnel certifié |
| Public visé | Entrepreneurs, indépendants, experts métiers souhaitant transmettre leur savoir | Futurs formateurs, salariés ou indépendants |
| Durée de la formation | 35 heures | Environ 100 heures |
| Diplôme obtenu | Attestation de formation | Titre professionnel (niveau 5 – Bac +2) |
| Contenu principal | Création, gestion et réglementation d’un organisme de formation ; bases pédagogiques | Conception, animation et évaluation d’actions de formation ; ingénierie pédagogique |
| Modalités | 100 % en ligne, à votre rythme | En ligne, avec accompagnement et mise en pratique |
| Stage obligatoire | Non | Oui – 9 semaines minimum (315 heures) |
| Financement | Éligible CPF, OPCO, Pôle emploi | Éligible CPF, OPCO, Pôle emploi |
| Profil idéal | Vous souhaitez créer, piloter et développer une activité de formation | Vous souhaitez enseigner et accompagner des adultes en formation |
| Avantage clé | Permet de se lancer rapidement dans l’entrepreneuriat de la formation | Offre une reconnaissance officielle et des débouchés variés |
Prêt(e) à vous lancer dans la formation ?
Téléchargez le programme de la formation Devenir formateur en PDF
Programme formation Création d'une activité de formation
+ de 2500 téléchargements
