Les obligations légales, comptables et financières d'un organisme de formation

Les obligations légales

Lorsque l’on souhaite devenir formateur(rice) pour adultes, notre organisme de formation s’expose à un certain nombre d’obligations, au niveau légal, comptable et financier. Il faut noter que tout formateur ou centre de formation agit selon le Code du travail, et dépend du ministère du Travail et de la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) qui relève de sa zone géographique. De ce fait, l’organisme de formation a des obligations administratives.

La déclaration d’activité

Un organisme de formation est dans l’obligation de réaliser sa déclaration d’activité à la Dreets pour obtenir son NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) qui devra apparaître sur tous les documents officiels de l’organisme de formation. Elle permet d’identifier votre centre de formation en tant que tel.

Le Bilan pédagogique et financier (BDF)

Le bilan pédagogique et financier doit être réalisé chaque année et soumis à la Dreets compétente, dès la première activité du formateur. 

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L’information

L’organisme de formation a également l’obligation légale de tenir informés ses apprenants de tous les renseignements nécessaires qui encadrent la formation. Il doit être mis à la disposition des stagiaires avant même le début de la formation, le programme de formation, les horaires, les modalités d’évaluation, la présentation des formateurs, le règlement intérieur d’un centre de formation et les moyens de contact de l’OF.

Le cadre juridique

Toute prestation de formation doit être encadrée par un contrat qui détermine les modalités du service acheté (le prix, le délai, le détail de la prestation, etc.) et qui doit être transmis au client.

Un organisme de formation se doit de procurer des documents obligatoires comme :

• la convention de formation professionnelle ;
• le contrat de formation professionnelle ;
• le règlement intérieur.

Comme pour toute entreprise privée en France, les organismes de formation n’échappent pas aux obligations légales des auto-entrepreneurs. C’est pour cette raison qu’il est impératif de se renseigner sur le statut de formateur professionnel que vous souhaitez choisir pour exercer votre activité de formation et ainsi tenir compte des devoirs liés à ces différents statuts.

Les obligations comptables

Les obligations d’un organisme de formation s’articulent également autour de la comptabilité de leur activité de formation. Les formations pour devenir formateur pour adultes vous accompagnent sur les démarches liées aux droits et aux obligations des organismes de formation.

Les obligations fiscales d’un(e) formateur(rice) dépendent de la taille de son entreprise et de son statut juridique. En effet, toutes les entreprises françaises sont soumises aux mêmes obligations comptables, que ce soit au niveau de la tenue des comptes ou de la facturation des clients. 

L’article L6352-6 du Code du travail déclare que les centres de formation doivent publier chaque année :

• un bilan comptable ;
• un compte de résultat ;
• une annexe comptable.

Pour finir, la dernière obligation comptable d’un centre de formation est de désigner un Commissaire aux Comptes et un suppléant dès qu’ils dépassent deux des trois seuils suivants :

• trois salariés ;
• 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxes ;
• 230 000 € au total du bilan comptable.

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Les obligations financières

Devenir formateur(rice) certifié(e), c’est prendre en compte les droits et les obligations des organismes de formation. Il existe une obligation financière à laquelle un(e) formateur(rice) professionnel(le) ne peut déroger, c’est la saisie du Bilan pédagogique et financier.

Le Bilan pédagogique et financier est un outil de contrôle administratif de votre activité de formateur(rice). Il doit être transmis à la Dreets à laquelle votre organisme est rattaché. Il peut être effectué avec l’aide d’un expert-comptable, ou en autonomie selon vos compétences dans ce domaine. 

On retrouve dans le Bilan pédagogique et financier trois grands chapitres.

L’un est composé de la présentation de l’organisme de formation, avec notamment :

• les données administratives (SIRET, NDA, forme juridique et gérant [e. s]) ;
• l’offre que propose le centre de formation (VAE, formation continue, bilan de compétences, et/ou CFA) ;
• les spécificités des enseignements et les certifications détenues par l’OF (Qualiopi).

Ensuite, il est demandé un bilan financier qui regroupe les produits et les charges comptables associés aux différentes prestations de formation effectuées durant l’année en cours. Le montant doit être indiqué hors taxe.

Pour finir, un bilan pédagogique doit être réalisé pour décrire de manière détaillée l’activité de formation sur l’année, et donc des informations précises doivent être soumises telles que :

• le nombre de stagiaires formés ;
• le volume d’heures dispensées ;
• le nombre de formateurs internes et externes.

Attention, cette obligation pour les organismes de formation donne lieu à des poursuites en cas de non-respect. Une amende de 4500 € et une interdiction temporaire ou définitive de diriger un organisme de formation sont allouées pour toute infraction à cette obligation réglementaire. Dans les cas les plus importants, une radiation du NDA et donc de l’organisme de formation en lui-même est possible. 

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