Quelles sont les obligations d'un organisme de formation ?

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Quelles sont les obligations d'un organisme de formation ?

Les obligations légales, comptables et financières d'un organisme de formation

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8 min

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Par Timothé Colas

Comme pour toute profession, le Code du travail vient encadrer l’exercice de l’activité de formateur en précisant les obligations auxquelles un organisme de formation doit répondre. Ces obligations permettent d’assurer la qualité des formations proposées, le respect de la réglementation du droit du travail et de garantir une information transparente pour les apprentis.

Votre formation de formateur certifiante arrive à sa fin et vous souhaitez vous renseigner plus profondément sur les droits et les obligations des organismes de formation ? Cet article vous présente les différentes obligations d’un centre de formation.

Sommaire

  • Les obligations légales
  • Les obligations comptables
  • Les obligations financières
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Les obligations légales

Lorsque l’on souhaite devenir formateur(rice) pour adultes, notre organisme de formation s’expose à un certain nombre d’obligations, au niveau légal, comptable et financier. Il faut noter que tout formateur ou centre de formation agit selon le Code du travail, et dépend du ministère du Travail et de la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) qui relève de sa zone géographique. De ce fait, l’organisme de formation a des obligations administratives.

La déclaration d’activité

Un organisme de formation est dans l’obligation de réaliser sa déclaration d’activité à la Dreets pour obtenir son NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) qui devra apparaître sur tous les documents officiels de l’organisme de formation. Elle permet d’identifier votre centre de formation en tant que tel.

Le Bilan pédagogique et financier (BDF)

Le bilan pédagogique et financier doit être réalisé chaque année et soumis à la Dreets compétente, dès la première activité du formateur. 

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L’information

L’organisme de formation a également l’obligation légale de tenir informés ses apprenants de tous les renseignements nécessaires qui encadrent la formation. Il doit être mis à la disposition des stagiaires avant même le début de la formation, le programme de formation, les horaires, les modalités d’évaluation, la présentation des formateurs, le règlement intérieur d’un centre de formation et les moyens de contact de l’OF.

Le cadre juridique

Toute prestation de formation doit être encadrée par un contrat qui détermine les modalités du service acheté (le prix, le délai, le détail de la prestation, etc.) et qui doit être transmis au client.

 

Un organisme de formation se doit de procurer des documents obligatoires comme :

  • la convention de formation professionnelle ;
  • le contrat de formation professionnelle ;
  • le règlement intérieur.

Important

Il est également requis d’indiquer dans toute communication commerciale le NDA de l’organisme de formation avec la mention : « Enregistrée sous le numéro ###. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. »

Comme pour toute entreprise privée en France, les organismes de formation n’échappent pas aux obligations légales des auto-entrepreneurs. C’est pour cette raison qu’il est impératif de se renseigner sur le statut de formateur professionnel que vous souhaitez choisir pour exercer votre activité de formation et ainsi tenir compte des devoirs liés à ces différents statuts.

Les obligations comptables

Les obligations d’un organisme de formation s’articulent également autour de la comptabilité de leur activité de formation. Les formations pour devenir formateur pour adultes vous accompagnent sur les démarches liées aux droits et aux obligations des organismes de formation.

 

Les obligations fiscales d’un(e) formateur(rice) dépendent de la taille de son entreprise et de son statut juridique. En effet, toutes les entreprises françaises sont soumises aux mêmes obligations comptables, que ce soit au niveau de la tenue des comptes ou de la facturation des clients. 

Rappel

Ces obligations peuvent être gérées par une société de portage ou allégées par le statut de micro-entrepreneur. Néanmoins, certaines obligations sont communes à tous les organismes de formation. 

L’article L6352-6 du Code du travail déclare que les centres de formation doivent publier chaque année :

  • un bilan comptable ;
  • un compte de résultat ;
  • une annexe comptable.

Important

Il faut noter que certains organismes de formation fournissent diverses prestations de formation, que ce soit de l’apprentissage, des bilans de compétences ou encore de la VAE. Si tel est le cas, l’article L6352-7 du Code du travail prévoit une séparation de la comptabilité pour les différentes activités de l’organisme de formation, c’est-à-dire de CFA (Centre de formation des apprentis), de la formation professionnelle continue, de la VAE ou des bilans de compétences.

Pour finir, la dernière obligation comptable d’un centre de formation est de désigner un Commissaire aux Comptes et un suppléant dès qu’ils dépassent deux des trois seuils suivants :

  • trois salariés ;
  • 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxes ;
  • 230 000 € au total du bilan comptable.

Bon à savoir

Il est conseillé de s’intéresser également aux obligations comptables de tout travailleur indépendant en suivant une formation pour devenir formateur.

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Les obligations financières

Devenir formateur(rice) certifié(e), c’est prendre en compte les droits et les obligations des organismes de formation. Il existe une obligation financière à laquelle un(e) formateur(rice) professionnel(le) ne peut déroger, c’est la saisie du Bilan pédagogique et financier.

Rappel

Pour un formateur ayant choisi le statut de salarié porté, la réalisation du Bilan pédagogique et financier incombe à la société de portage.

Le Bilan pédagogique et financier est un outil de contrôle administratif de votre activité de formateur(rice). Il doit être transmis à la Dreets à laquelle votre organisme est rattaché. Il peut être effectué avec l’aide d’un expert-comptable, ou en autonomie selon vos compétences dans ce domaine. 

Bon à savoir

Les formations de formateur certifiantes vous apportent des informations essentielles pour la conception de ces documents obligatoires pour un organisme de formation. Le BPF correspond au formulaire Cerfa n° 10443*16 et doit être soumis chaque année au printemps sur vos activités de formation réalisées en année N-1.

On retrouve dans le Bilan pédagogique et financier trois grands chapitres.

 

L’un est composé de la présentation de l’organisme de formation, avec notamment :

  • les données administratives (SIRET, NDA, forme juridique et gérant [e. s]) ;
  • l’offre que propose le centre de formation (VAE, formation continue, bilan de compétences, et/ou CFA) ;
  • les spécificités des enseignements et les certifications détenues par l’OF (Qualiopi).

Ensuite, il est demandé un bilan financier qui regroupe les produits et les charges comptables associés aux différentes prestations de formation effectuées durant l’année en cours. Le montant doit être indiqué hors taxe.

 

Pour finir, un bilan pédagogique doit être réalisé pour décrire de manière détaillée l’activité de formation sur l’année, et donc des informations précises doivent être soumises telles que :

  • le nombre de stagiaires formés ;
  • le volume d’heures dispensées ;
  • le nombre de formateurs internes et externes.

Attention, cette obligation pour les organismes de formation donne lieu à des poursuites en cas de non-respect. Une amende de 4500 € et une interdiction temporaire ou définitive de diriger un organisme de formation sont allouées pour toute infraction à cette obligation réglementaire. Dans les cas les plus importants, une radiation du NDA et donc de l’organisme de formation en lui-même est possible. 

Astuce

Les formations pour devenir formateur vous accompagnent dans la découverte de ces démarches administratives afin de vous aider à suivre les obligations légales, comptables et financières associées à l’activité de formateur.

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