Réussir une négociation : les étapes à suivre

Préparer sa négociation

Comment se préparer avant une négociation ?

Pour réussir une négociation, la préparation est indispensable. C’est la partie invisible de la négociation. Toutefois, bien que la préparation soit une étape admise par tout le monde, il n’est pas rare d’assister à des négociations qui ont été mal préparées et d’entendre des avis négatifs à la fin de l’échange. Dans ce type de situation, les acteurs de la négociation n’ont généralement pas pris assez de temps pour préparer leur stratégie, leurs arguments ou leurs questions. Ils peuvent être surpris au cours de l’échange, ou même être déstabilisés.

Certains négociateurs ont une stratégie de négociation différente et ne préparent pas leurs négociations. Ils se fient à leur instinct et n’aiment pas être entravés dans un schéma précis de préparation qui ne correspond pas à la réalité. Mais cette manière de négocier est risquée et nécessite un très bon sens de l’adaptation. Il est conseillé de trouver le juste milieu entre une préparation trop lourde et une absence de préparation.

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Les paramètres à prendre en compte pour la préparation

Qu’est-ce que la préparation d’une négociation ? Elle peut prendre la forme d’une check-list de questions clés, que le négociateur se pose en amont de la négociation. Il ne suffit pas seulement d’être expert sur le sujet de la négociation. Il y a aussi un aspect dynamique dans la préparation de la négociation, où chaque paramètre est pris en compte.

Pour vous préparer, vous pouvez contrôler 12 points clés avant chaque négociation, ces points clés peuvent être actualisés lorsque la négociation comporte plusieurs étapes et qu’elle dure dans le temps :

1. la clarté de l’objectif et de l’objet ;
2. les enjeux ;
3. le contexte ;
4. le rapport de force ;
5. le dossier technique ;
6. la provision de questions ;
7. la connaissance des autres ;
8. la marge de manœuvre ;
9. les arguments ;
10. les objections ;
11. la stratégie ;
12. les conditions matérielles.

Ces 12 points clés permettent de réduire l’incertitude dans la phase de négociation. Il ne faut pas oublier un aspect important dans la relation entre les acteurs de la négociation : le respect de l’autre. Aspect qui est indispensable au bon déroulement d’une négociation.

Réussir sa phase de consultation : la clé pour la suite de la négociation

La phase de consultation est une étape particulière. Elle est basée sur la confiance et elle permet de prendre des notes afin d’obtenir des informations sur le prospect. Elle ne doit pas être négligée.

La phase de découverte est une étape qui permet de créer un climat de confiance, une entente mutuelle, pour montrer l’intérêt que l’on accorde à l’autre (client, collaborateur, fournisseur, employé, etc.). Il s’agit de gagner la confiance de l’autre, pour poursuivre l’échange et aller jusqu’à la négociation ensemble.

Définir son profil de négociateur

La dimension psychologique du négociateur

Au cours de la phase de consultation et de la phase d’échange (la négociation en elle-même), la dimension psychologique est déterminante. Lorsque le négociateur développe de la confiance, lorsqu’il influence l’autre, mais aussi lorsqu’il crée du lien avec son interlocuteur, il navigue dans une dimension psychologique et interactive.

Cette dimension est constante dans la négociation et elle est alimentée par les différentes personnalités de chaque participant. Les personnalités interagissent les unes avec les autres au cours d’une négociation. Il est donc indispensable de bien se connaître et de connaître l’autre également.

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Il y a deux ressorts psychologiques qui peuvent être utilisés pour apprendre à négocier et pour réduire sa vulnérabilité : la fermeté et l’ouverture. Ces deux techniques d’argumentation paraissent incompatibles, pourtant la qualité du négociateur est de savoir maîtriser ces deux registres. Au cours d’un échange, un fin négociateur doit faire preuve de fermeté à certaines occasions et d’ouverture à d’autres moments.

Faire preuve de fermeté est une capacité à s’affirmer, cela nécessite de la ténacité, de savoir faire prendre des initiatives, des engagements et des décisions. Il faut réussir à doser le registre de fermeté pendant la négociation. L’ouverture, contrairement à la fermeté qui est une radicalité, est une notion d’agilité. Le négociateur doit faire preuve d’écoute, d’empathie, de nuance, d’adaptation et de sens du partage. Ces deux ressorts se répartissent plus ou moins équitablement au cours de la négociation. Pour apprendre à négocier, il est important d’identifier le registre, fermeté ou ouverture, dans lequel vous êtes le plus à l’aise.

Les différents profils de négociateurs

Le type de personnalité de chaque intervenant doit être pris en compte dans une négociation, car les personnalités interagissent les unes avec les autres. De ce point de vue, il est indispensable de connaître et de définir son propre profil de négociateur. Il existe beaucoup d’études et d’ouvrages sur ce sujet.

Il y a 4 grands profils de négociateur qui se démarquent :

1. le profil dominant ;
2. le profil joueur ;
3. le profil contrôlant ;
4. le profil arrangeant.

👊 Le profil dominant est sur un mode agressif, il est à l’aise dans les rapports de force, il recherche facilement le conflit et son ego est imposant. C’est une personnalité difficile en négociation, qui apparaît comme contradictoire avec l’idée même de négocier.

🤙 Le négociateur qui a un profil joueur a de l’audace et se met en danger. Il prend régulièrement des risques et cherche à maximiser ses gains. Contrairement au dominant, il n’est pas exclusif et il négocie avec les autres. Le joueur est aussi transgressif (disruptif) et plutôt exigeant. Il pense à court terme.

☝️ Le négociateur plutôt contrôlant est procédurier, très rigoureux et il possède un esprit méthodique. Le contrôlant est prudent, conservateur et se situe toujours du côté de la conformité. Ces personnalités respectent les règles, n’aiment pas le changement, et il est difficile de les faire bouger.

🤝 Le profil arrangeant est le profil idéal du négociateur. Ce sont des personnalités qui sont dans le juste milieu, dans le compromis et dans l’arrangement. Ils privilégient la relation, l’équilibre et le lien avec l’interlocuteur. Mais le profil arrangeant est peut être jugé sévèrement et a parfois mauvaise presse dans les affaires ou dans la diplomatie.

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