Se préparer mentalement et physiquement à la négociation
En situation de négociation, le stress peut rapidement s’imposer et faire perdre pied au négociateur. Toute négociation comporte une part de pression, mélangée à l’espoir, la crainte, l’appréhension et/ou l’envie. C’est un moment d’épreuve, même pour les négociateurs chevronnés ! C’est pourquoi, il est indispensable de bien se préparer en amont de la négociation, non seulement en planifiant et en récoltant un maximum d’informations, mais aussi pour engager son corps et son esprit à la poursuite d'un objectif.
Plusieurs techniques et astuces peuvent être pratiquées pour se préparer à la négociation et apprendre à négocier :
- Recourir à l’autosuggestion positive, car il est plus productif de se penser comme un gagnant que comme un perdant. Les ruminations ont une influence sur notre psychisme, il est donc préférable d’avoir des pensées positives !
- Pratiquer la méthode de la préparation sportive qui est un mélange de relaxation, de techniques de respiration, d’imagerie mentale, de gestion des émotions et de dialogue intérieur.
- Essayer la relaxation progressive de Jacobson : contracter puis détendre chaque partie du corps séparément en accordant sa respiration (on contracte en inspirant, on relâche en expirant). Cet exercice peut être pratiqué avant d’entrer dans la salle, pendant une pause ou après une discussion animée.
- Se concentrer sur la respiration en insistant sur les trois étages de la respiration (abdominale, thoracique et scapulaire), en inspirant par le nez et en expirant par le nez et la bouche. Les exercices de respiration peuvent être pratiqués avant de commencer la négociation, après la séance (pour se détendre) ou pendant, s’il y a des pauses ou des moments d’échange.
- En situation de stress excessif, essayer de reprendre ses esprits : évaluer la situation avec une certaine distance, prendre du recul sur la raison du trouble, conserver de la clarté décisionnelle (poser des questions, rester intègre, lâcher prise et faire une concession, différer la suite de la discussion…) et de la clarté sur ses capacités, ne pas surréagir et retrouver un équilibre dans les émotions et la relation.
Il existe de nombreux conseils pour préparer une négociation, notamment pour la gestion des émotions et l’utilisation des ressources personnelles. Ces quelques astuces peuvent vous aider à mener une négociation en restant calme et maître de votre discours, et en maximisant vos chances de parvenir à un accord !
Les 12 points de la négociation
La préparation d’une négociation est déterminante pour atteindre son objectif, bien que certains négociateurs préfèrent développer une technique basée sur l’intuition. Il est recommandé de trouver un juste milieu entre la préparation et l’intuition, sans tomber dans l'extrême de l'un ou de l'autre. Le négociateur peut suivre une check-list de 12 points clés :
- la clarté de l’objectif et de l’objet ;
- les enjeux ;
- le contexte ;
- le rapport de force ;
- le dossier technique ;
- la provision de questions ;
- la connaissance des autres ;
- la marge de manoeuvre ;
- les arguments ;
- les objections ;
- la stratégie ;
- les conditions matérielles.
Ces points clés peuvent être actualisés au cours d’une négociation longue. Ils ont pour but de réduire l’incertitude concernant la conduite de la négociation.
Préparation, conduite et concrétisation de la négociation.
Conduire une négociation
Les étapes d’une négociation commerciale doivent être connues et maîtrisées par le négociateur :
- la phase de consultation ;
- la phase de proposition ;
- la phase de discussion, de confrontation.
La phase de consultation correspond à la phase de découverte. C’est le moment où le négociateur échange avec l’autre partie et récolte un maximum d’informations, avant de faire sa proposition. C’est le moment opportun pour créer une relation de confiance. En ayant une écoute active, en posant des questions et en s’intéressant à l’autre partie, la confiance peut s’établir. C’est un point décisif pour la suite de la négociation. Il ne faut pas sous-estimer l’enjeu de la confiance dans la phase de consultation. Un bon négociateur doit aussi se démarquer par la pertinence et la qualité de son questionnement.
La proposition doit être présentée après la phase de consultation. La phase de négociation se divise donc en deux parties : la proposition et la discussion. Le plus souvent, une personne est dédiée à cette tâche et doit amener la proposition. Le lien entre la proposition et la phase de consultation est important : la proposition doit être en adéquation avec la consultation.
Après la proposition, vient la phase de confrontation ou de discussion. C’est le moment de l’argumentation et du traitement des objections en négociation. Le négociateur doit plaider l’intérêt de sa cause. C’est un travail méthodique. La discussion doit conserver un certain équilibre, au risque de devenir conflictuelle ou de se transformer en un problème de personnalités. Les moments de tension existent dans la phase de discussion, mais ils ne doivent pas se compliquer ou s’envenimer.
Comment réussir une négociation ?
Quel que soit son domaine d’application, commercial, social, institutionnel ou des relations internes, la préparation à la négociation est indispensable pour atteindre votre objectif. Il n’est pas possible de prédire la réussite d’une négociation, mais vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté en optimisant votre préparation de négociation.
Essayez les astuces partagées ci-dessus, les exercices de relaxation et de respiration, l’autosuggestion et nos conseils pour réduire votre stress avant ou pendant la phase de négociation. N’oubliez pas de garder un équilibre pendant la phase de discussion, afin d’éviter toute situation conflictuelle ou polémique. Enfin, ne négligez pas la phase de consultation, c’est le moment clé pour recueillir des informations et vous préparer à la négociation de manière efficace.
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