L'impression sur Excel

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Gestion de l'aperçu et ajustement des marges

Pour imprimer Excel sur une page, vous devez vous rendre dans l’onglet Fichier et cliquer sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre apparaît, vous communiquant des informations :

• à gauche de l’écran : sur votre imprimante et les paramètres du document ; 
• à droite de l’écran : l’aperçu de votre tableau avant impression ;
• en bas de l’écran : le nombre de pages de votre tableau et l’affichage des marges.

Imprimer sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning.

Vous avez accès aux paramètres d’impression ainsi qu’à l’aperçu de votre tableau. Vous ne devez pas le confondre avec les modes d’affichage Excel qui eux modifient la visualisation de votre tableau à l’écran, mais pas à l’impression.

L’aperçu vous permet de savoir si vous imprimez un tableau Excel sur une page ou sur plusieurs. Vous pouvez afficher les marges de votre document en cliquant sur le bouton situé en bas de l’écran. Au survol apparaît la mention : Afficher les marges pour vous guider. Les marges s'affichent dans l'aperçu avant impression. C'est dans cette fenêtre que vous pouvez effectuer des modifications minimes en cliquant sur la ligne et en la déplaçant. Pour des modifications de mise en page plus importantes, il est préférable d’employer d’autres moyens.

Pour maîtriser l'impression sur Excel et toutes les fonctionnalités du logiciel, suivez la formation Excel en ligne de Walter Learning, dispensée par Eric Soty. Il est possible de financer cette formattion à l'aide de votre compte CPF.

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Ajuster automatiquement pour l'impression d'un tableau

Il existe une autre façon de parfaire la mise en forme de votre tableau. Pour imprimer une feuille Excel sur une seule page par exemple, faites un clic sur le bouton de mise à l’échelle automatique. Il est positionné par défaut sur l’option “Pas de mise à l’échelle”. Cliquez, le menu déroulant vous propose quatre options :

• Ajuster la feuille à une page : votre tableau est ajusté automatiquement à la taille de votre page sans tenir compte du ratio ;
• Ajuster toutes les colonnes à une page : les colonnes de votre tableau sont ajustées automatiquement à la taille de votre page ;
• Ajuster toutes les lignes à une page : les lignes de votre tableau sont ajustées automatiquement à la taille de votre page ;
• Options de mise à l’échelle personnalisée : une nouvelle fenêtre s’ouvre avec plus d’options.

Sélectionnez l’option la plus intéressante. Pour que l’outil Excel puisse opérer une réduction automatique, celui-ci réduit les typographies ou la taille des cellules.

Ajuster pour l'impression sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning.

Faites attention à ne pas trop réduire votre tableau pour qu’il reste lisible. Pour connaître le pourcentage de réduction de celui-ci, faites un clic sur l’option Mise en page. Une nouvelle fenêtre apparaît, cliquez sur l’onglet Page, le pourcentage de réduction par rapport à la taille d’origine de votre tableau Excel y est indiqué.

Gérer les problèmes d'orientation et de mise en page

Pour changer la mise en page d’impression Excel et la positionner en mode paysage, il vous suffit de changer son orientation. Pour cela, dans l’aperçu avant impression, faites un clic sur Orientation portrait et choisissez l’option Paysage.

Pensez toujours à vérifier le nombre de pages. Cette habitude, vous permet de savoir s’il reste une colonne ou une ligne orpheline. Vous pouvez mettre en pratique l’ajustement automatique appris au paragraphe précédent le cas échéant.

Pour aller un peu plus loin, l’option mise en page vous permet de personnaliser vos marges. Vous pouvez personnaliser les marges :

• de gauche ;
• de droite ;
• du haut ;
• du bas ;
• d’en-tête et pied de page. 

Dans la section « Centrer la page », cochez les cases Horizontalement et Verticalement pour centrer votre tableau sur votre document. 

Personnaliser les marges pour l'impression sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning.

Créer une ou plusieurs zones d'impression cumulées

Vous avez parfois besoin d’imprimer tous les onglets de votre fichier Excel et parfois seulement une partie d’un fichier. Vous pouvez masquer certaines données lors de l’impression d’une feuille Excel en définissant une zone d’impression.

Il est important de comprendre le vocabulaire Excel pour comprendre la marche à suivre. Qu'est-ce qu'une zone d’impression ? C'est une zone que l’on définit soi-même. Pour créer cette zone d’impression, il faut sélectionner avec le curseur de la souris la plage de cellules que vous souhaitez imprimer. Il faut noter que si les cellules contiennent des commentaires, cette manipulation ne permet pas d’imprimer les commentaires Excel.

Définir la zone d'impression sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning.

Dans le ruban d’onglets d'Excel, sélectionnez Mise en page, recherchez le bouton “ZoneImpr” et dans le menu déroulant sélectionnez Définir.

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Vous pouvez vérifier votre zone d’impression dans l’aperçu avant impression dans lequel nous avons travaillé précédemment.

Pour ajouter une nouvelle zone d’impression à la première, répétez l’opération et faites un clic sur “ajouter à la zone d’impression”. Excel imprime chaque nouvelle zone d’impression sur une nouvelle page. Vous pouvez annuler les zones d’impression en cliquant sur “annuler la zone” dans les options de zone d’impression.

Il est possible de définir des zones d’impression cumulées en une seule manipulation. Pour cela, sélectionnez les cellules de votre première zone, maintenez la touche CTRL enfoncée et sélectionnez la seconde zone et ainsi de suite. Faites un clic sur le bouton définir la zone d’impression. Dans l’aperçu avant impression, vous pouvez constater que toutes les zones d’impression sont prises en compte.

Répéter les lignes lors de l'impression

Le premier intérêt de l’outil Excel est de pouvoir créer des bases de données. Ces bases peuvent être utilisées pour imprimer des étiquettes avec Excel ou faire du publipostage à partir d’un document Word, par exemple. La quantité d’informations répertoriées peut être conséquente.

Imprimer des tableaux Excel de plusieurs colonnes et lignes sur un support papier sans avoir la dénomination de la ligne titre et la pertinence des données perdent en efficacité. Quand vous imprimez une feuille Excel, chaque page doit reprendre la ligne de titre.

Pour qu’elles apparaissent à l’impression, c’est très simple : faites un clic sur l’onglet Mise en page du ruban d’Excel. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimez les titres. Ce bouton permet d’expliquer à Excel que vous souhaitez imprimer la première ligne au début de chaque page.

Imprimer les titres sur Excel - extrait de la formation Excel de Walter Learning.

Vous pouvez personnaliser la ligne ou la colonne à répéter à l’impression dans la section Titres à imprimer. Cliquez dans la case Lignes à répéter en haut. Vous pouvez ensuite spécifier en un clic la ligne à répéter dans votre tableau. Une formule apparaît dans la case sélectionnée : $1:$1, elle spécifie le numéro de la ligne à répéter. Il peut parfois être complexe de comprendre le vocabulaire Excel pour en connaître toutes les subtilités, se former à Excel est la meilleure solution.

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Vous n’avez plus qu'à valider votre choix et vérifier la prise en compte de votre demande dans l’aperçu avant impression. Vous pouvez ainsi vérifier que la mise en page des documents est correcte et que les cellules sélectionnées sont prises en compte.

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