Exercice 1 : répérer des erreurs d'agendas
Cet exercice pour secrétaire médical(e) corrigé permet de s’entraîner sur le repérage des erreurs d’agenda. Pour cet entrainement, nous vous proposons de travailler sur l'agenda suivant.
Tout d’abord, il est important de porter son attention sur les erreurs d’intégration des informations. Dans cet exercice, dès la première journée, plusieurs informations sont manquantes. Effectivement, sur la journée du lundi 3 mai au matin, deux patients, M. LEON et Mme COLLET sont inscrits sur l’agenda, mais il n’y a aucune indication sur leur situation. En effet, il n’est pas indiqué s’il s’agit de nouveaux patients ou non et la raison de leur rendez-vous. Il manque également leur numéro de téléphone.
Sur la plage après-midi de cette même journée, un vide apparaît entre le premier et le dernier rendez-vous. Il est important d’éviter de laisser des plages horaires vides, car le médecin vient pour faire des consultations. Dans ce cas, il serait plus judicieux de placer le rendez-vous de Mme FABRE à 14 h. De plus, tout comme les deux patients du matin, il manque les informations de Mme MORISSET : raison de sa visite, ancienne ou nouvelle patiente, etc. Un autre élément attire l’attention pour la journée du mercredi 5 mai ou la plage de l’après-midi est libre et sans indication. Est-elle réservée aux urgences, peut-elle être utilisée ou pas ? Il faut signifier pourquoi elle ne peut pas être utilisée ou bien l’ouvrir pour mettre des plages de rendez-vous.
La gestion des agendas nécessite une technique de prise de rendez-vous, mais aussi une cohérence et de la pertinence afin que la journée de consultation se déroule le mieux possible.Si les techniques de prise de rendez-vous sont très similaires dans tous les cabinets et les services médicaux et paramédicaux, il existe des procédures internes. En effet, chaque service ou cabinet de consultation va organiser les consultations à sa façon. Les prises de rendez-vous peuvent, par exemple, se faire toutes les 1⁄2 h ou tous les ¼ h. Il peut également y avoir une plage dédiée pour les urgences. Ces procédures sont aussi à prendre en compte. Cet exercice de planning de secrétariat médical corrigé permet de vous entraîner à repérer les erreurs d’agenda, compétence évaluée lors du passage du Titre Professionnel SAMS. La formation de secrétariat médical à distance de Walter Learning vous prépare efficacement à cette étude de cas de secrétaire médicale.
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Exercice 2 : le vocabulaire professionnel
Pour améliorer votre vocabulaire, l’idéal est d’utiliser des synonymes afin d’éviter d’utiliser le même mot continuellement. À titre d’exemple, le verbe être peut, dans certain contexte, être remplacé par le verbe concevoir. En effet, la phrase « les informaticiens ont fait un programme très convivial » peut également être formulée « les informaticiens ont conçu un programme très convivial ».
Être peut également se remplacer par terminer ou figurer comme dans les exemples suivants :
- Pouvez-vous faire/terminer cette étude pour la semaine prochaine ?
- Elles sont/terminent en tête à l’issue de la première journée.
Voici un autre exemple avec le verbe mettre qui peut être remplacé par installer : « Vous pouvez mettre/installer cet appareil sur notre stand. Le verbe mettre a également pour synonyme prévoir dans un contexte précis. Ainsi; au lieu d’écrire : » il a mis un rendez-vous samedi matin », il est possible d’écrire « il a prévu un rendez-vous samedi matin ». Le verbe avoir est également très utilisé. Pour rendre vos écrits plus professionnels vous pouvez le changer, par exemple, par recevoir : « Nous aurons/recevons les premières réponses dans huit jours ». Il peut également prendre le sens de rencontrer : « Elle ne nous a pas caché qu’elle avait/rencontrait des difficultés ». Il est important de garder à l’esprit que les synonymes s’utilisent en fonction du sens de la phrase et vous permettent de rendre vos écrits plus professionnels.
Exercice 3 : communiquer des informations par écrit
Ce sujet d’examen pour secrétaire médical(e) aborde la rédaction d’un document écrit où l’orthographe et la syntaxe doivent faire l’objet d’une attention particulière de votre part. Il est à retenir que chaque phrase doit contenir un verbe conjugué. Afin d’éviter des fautes d’inattention, utilisez un correcteur d’orthographe. Pour finir, assurez-vous de rédiger un texte clair avec un contexte donné et une réponse nettement exposée. La lettre doit être personnalisée et dénuée de jargon professionnel.
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N’hésitez pas à vous entraîner de temps en temps à partir d’un test pour secrétaire médical(e) corrigé pour vous assurer d’avoir bien intégré les connaissances et le savoir-faire. Ce type de test secrétaire médicale vous permet de vous autoévaluer régulièrement et de cibler les notions à approfondir avant l'examen. Se former à distance au métier de secrétaire médical(e) est le moyen le plus efficace pour acquérir les compétences et profiter d’une préparation optimale au passage du Titre Professionnel SAMS. La formation de secrétaire médical(e) à distance est une étape recommandée pour le succès d’une reconversion professionnelle de secrétaire médical(e). Votre parcours sera riche et vous permettra de gravir tout au long de votre carrière les échelons de la fonction publique, le cas échéant et d’évoluer sur la grille indiciaire du secrétaire médical.
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Sources
TP - Secrétaire assistant médico-social - France compétences