Définition de l'identitovigilance
L'identitovigilance a pour définition la pratique de garantir l'administration du bon soin au bon patient et au moment approprié. Elle implique la vérification minutieuse et la surveillance de l'exactitude de l'identité du patient pour prévenir et minimiser les erreurs médicales découlant d'une confusion d'identité.
Ces procédures d’identitovigilance sont essentielles en milieu hospitalier et dans les établissements médicaux. Depuis janvier 2021, le Référentiel National d'Identitovigilance (RNIV) a été introduit, améliorant la sécurisation de la prise en charge des patients, en mettant un accent particulier sur le domaine de la e-santé. Une nouvelle version du RNIV a été publiée en décembre 2024, actée par l'arrêté du 12 décembre 2024 modifiant l'arrêté du 24 décembre 2019 relatif à l'identifiant national de santé (INS). Le RNIV se décline désormais en 4 volets, tous passés en version 2.0 (RNIV 1 — Principes communs, résultant de la fusion des anciens volets 0 et 1 ; RNIV 2 — établissements de santé ; RNIV 3 — structures collectives non hospitalières ; RNIV 4 — acteurs libéraux).
L'application de l'identitovigilance fait loi et s'étend également aux professionnels libéraux, avec l'établissement d'un numéro national unique comme nouveauté.
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Le RNIV, mis en place depuis janvier 2021, vient renforcer l'existant en facilitant l'identification des patients et usagers tant dans le secteur hospitalier que chez les professionnels de santé libéraux. Auparavant, la vérification de l'identité était moins courante en dehors des hôpitaux, cliniques ou EHPAD.
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Ce référentiel vise à sécuriser la prise en charge du patient par tous les professionnels de santé. Cela comprend la médecine de ville (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, sages-femmes) et en établissement hospitalier. En instaurant un numéro unique national qui intègre diverses informations, dont le numéro de sécurité sociale et des données issues des registres d'état civil français.
Cette initiative est particulièrement pertinente dans le contexte de l'évolution de la santé numérique pour s'aligner aux exigences d’identitovigilance de la loi 4 mars 2002. Le référentiel INS (Identité Nationale de Santé) associé est lui aussi passé en version 2.1 en décembre 2024, avec plusieurs clarifications utiles au quotidien d'un(e) SAMS/SAMA : clarification sur le lieu de naissance dans le matricule INS, et inclusion désormais obligatoire de la liste complète des prénoms (et pas seulement le prénom usuel) lors des échanges de données.
Le vocabulaire de l'identitovigilance
L'univers médical lié à l'identitovigilance utilise un vocabulaire spécifique. Vous pourrez le constater dans la communication écrite en tant que SAMS. Il est utile de le connaître de manière généralisée.
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Voici les termes à connaître dans votre métier :
- Identité : ensemble de traits d'état-civil caractérisant une personne. Ce sont le nom, le nom de naissance, la date de naissance, le genre, l'adresse, etc.
- Identité numérique : représentation d'un individu physique dans un système d'information. Ce sont les plateformes qui sont utilisées dans l'environnement médical comme les plateformes d'échange de documents ou de messagerie sécurisée entre médecins, par exemple.
- Identifiant : code unique associé à l'identité numérique d'un individu. C'est la même chose quand vous entrez sur votre session informatique ou on vous demande d'entrer votre identifiant selon la plateforme informatique utilisée.
- Identité nationale de santé (INS) : identité de référence, partagée par tous les acteurs de santé, permettant un référencement fiable des données de santé. C’est un numéro qui va être sauvegardé. Il va être intégré dans des plateformes numériques et ce numéro va ensuite être relié à l'individu lui-même. Ce faisant de manière à ce que le numéro identitaire soit sécurisé et ne puisse pas être utilisé par une autre personne que la personne concernée.
- INSI : téléservice permettant aux professionnels de santé de récupérer les informations de santé. Depuis la mise à jour de décembre 2024, la récupération de l'INS via ce téléservice est également possible directement via l'application Carte Vitale, en complément de la carte physique.
- Identifiant permanent patient (IPP) : numéro donné au dossier médical du patient dans les structures hospitalières.
Définition de l'INS extraite de notre formation TP Secrétariat médical
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Les traits d'identité demandés au patient
Lorsqu'un(e) patient(e) se présente pour recevoir des soins, la première information requise est son identité. Dans le cadre de l'identitovigilance et de ses bonnes pratiques, un référentiel national standardise la collecte de l'identité pour la création d'un dossier médical. Ce processus repose sur trois catégories de traits d'identité.
- Les traits stricts : ils sont considérés immuables car ne changeant pas au cours de la vie sauf par décision de justice, incluent le nom de naissance, le premier prénom, la date de naissance, et le sexe.
- Les traits étendus : ils fournissent des informations supplémentaires telles que l'adresse et le téléphone, le lieu de naissance, les prénoms suivants, et le nom d'usage. Depuis la mise à jour du référentiel INS (version 2.1, décembre 2024), la collecte de la liste complète des prénoms (et non plus seulement le prénom usuel) est désormais obligatoire lors des échanges de données entre professionnels de santé.
- Les traits complémentaires : ils sont réservés aux professionnels autorisés, concernent des informations médicales confidentielles et servent à valider l'identité dans des situations spécifiques.
- Les numéros INS (Identifiant National de Santé) et de sécurité sociale sont également indispensables.
Bien maîtriser cette identification permet de trouver son stage de secrétaire médical, obligatoire dans une formation SAMS avec beaucoup plus de facilité.
Pour assurer une identitovigilance efficace, la vérification de l'identité se fait grâce à des logiciels médicaux dans les hôpitaux, cliniques, ou cabinets médicaux. Ces outils numériques facilitent l'enregistrement des données d'identité selon un référentiel national qui homogénéise ces pratiques et qu’une secrétaire médicale qui a suivi une formation en ligne connaît parfaitement.
Comment vérifier l'identité d'un patient ?
Dans le cadre de leur rôle majeur en identitovigilance et de ses bonnes pratiques, les secrétaires assistants médico-sociaux (SAMS) doivent systématiquement vérifier l'identité des patients qui se présentent pour des soins. Bien que la demande de pièce d'identité soit principalement effectuée au bureau des entrées des hôpitaux publics, il est important de connaître les documents d'identité fiables et acceptés dans les établissements hospitaliers, qui comprennent :
- la carte nationale d'identité ;
- le passeport ;
- le titre de séjour (pour les personnes étrangères en situation régulière en France) ;
- le livret de famille ou un extrait de l'acte de naissance pour les mineurs.
À noter : la carte Vitale (physique ou dématérialisée via l'application) ne permet pas à elle seule de vérifier l'identité d'un patient et elle ne "qualifie" pas l'INS. Une pièce d'identité classique reste donc systématiquement exigée à l'admission, en complément de la carte Vitale, conformément aux constats du rapport IGAS sur les évolutions de la carte Vitale (2024).
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Ces documents sont reconnus pour leur haute fiabilité et sont essentiels pour l'enregistrement précis et sécurisé des patients dans les systèmes hospitaliers.
Dans votre future profession, une part importante de la formation secrétaire médicale à distance finançable par un CPF sera consacrée à l'identitovigilance et sa définition et donc aux méthodes de vérification de l'identité des patients.
Cela est essentiel pour minimiser les risques d'erreurs de sélection de patients, notamment en privilégiant la saisie de la date de naissance du patient dans le système informatique pour éviter les homonymies et les doublons, conformément à la loi d'identitovigilance du 4 mars 2002.
Sources
- Arrêté du 12 décembre 2024 modifiant l'arrêté du 24 décembre 2019 portant approbation du référentiel relatif à l'identifiant national de santé
- Référentiel INS 2.1 — Agence du Numérique en Santé (ANS)
- RNIV volets 1 à 4, version 2.0, décembre 2024 — 3RIV / esante.gouv.fr
