Les principaux logiciels de secrétariat médical
Les principaux logiciels utilisés en secrétariat médical sont :
- Doctolib ;
- Maiia
- HelloDoc.
Doctolib a été mis en service dans l’optique de proposer aux professionnels de santé une solution simple et intuitive dans un objectif d’amélioration du quotidien. Le logiciel propose une solution pour réduire les sollicitations administratives et organisationnelles afin de gagner en confort de travail grâce notamment à l’utilisation d’un agenda qui s’adapte totalement à votre organisation. De plus, Doctolib propose des services pour les patients pour qu’ils gèrent leurs rendez-vous santé simplement.
Les offres disponibles sont :
- Doctolib Patient ;
- Doctolib Médecin.
La formule Doctolib Patient est le logiciel de gestion des rendez-vous et des services dédié aux patients. Il comprend l’agenda en ligne, un outil de réduction des rendez-vous non honorés, les outils de coordination des soins et la prise de rendez-vous en ligne. L’option Doctolib Téléconsultation est possible avec cet abonnement. La formule Doctolib Médecin propose un logiciel médical nouvelle génération pour la gestion documentaire, le partage des documents aux patients, l’élaboration de dossier patient clair et complet ainsi qu’un pré-accueil en ligne. L’option Doctolib Lecteur est disponible avec la formule Médecin pour pouvoir facturer lors des déplacements hors du cabinet.
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Un autre logiciel est largement utilisé sur le marché : Maiia. Il a été conçu dans l’objectif d’optimiser le temps de la secrétaire médicale et du professionnel de santé qu’elle accompagne chaque jour. Dans la pratique, après avoir créé son compte secrétaire Maiia, il suffit de mettre des rendez-vous en série. Les filtres permettent de visualiser les disponibilités du patient et celles du professionnel de santé. Après la consultation, vous avez la possibilité de transmettre directement les documents tels que les ordonnances ou les comptes-rendus au nom du praticien. L’agenda est synchronisé avec le logiciel médical du praticien médical ou paramédical. Cette solution fluidifie la gestion du cabinet sans double saisie.
Que vous travailliez en centre de santé ou en MSP, les accès indispensables sont à disposition pour gérer vos missions quotidiennes et coordonner des tâches. Le logiciel Maiia est très complet et est doté de nombreuses fonctionnalités qui permettent de gérer la patientèle, son agenda et les rendez-vous patients. Il n’y a plus de perte de temps avec une double saisie. Vous pouvez choisir une formule regroupant les services dont vous avez besoin tels que l’agenda et la prise de rendez-vous en ligne ou la téléconsultation.
Le troisième logiciel largement utilisé en secrétariat médical est HelloDoc. Créé il y a plus de 30 ans, il s’agit d’une suite logicielle sans limitation de stockage de données médicales. Il propose également l’élaboration d’une comptabilité libérale rapide et sans erreur et simplifie le tiers payant intégral. HelloDoc est pensé pour offrir une expérience positive grâce à une ergonomie épurée et intuitive. Le logiciel est complet, car toutes les fonctionnalités nécessaires sont présentes : accueil patient, agenda et rappel, dossiers patients, prescription, sauvegarde des données, téléconsultation, etc. Hellodoc est disponible en ligne.
Les outils bureautiques à maîtriser
L’utilisation des outils bureautiques est une compétence obligatoire évaluée durant l’épreuve du Titre Professionnel SAMS. Une formation pour secrétaire médical(e) vous permet de les maîtriser.
Les outils évalués durant l’épreuve sont les suivants :
- Word ;
- Excel ;
- PowerPoint.
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Word est l’outil de traitement de texte dont il faut absolument maîtriser les fonctionnalités, car cette compétence technique vous sera nécessaire tout au long de votre carrière et est évaluée au travers des productions que vous devrez fournir lors de l’examen pour le Titre Professionnel SAMS.
Les épreuves attendues sur Word sont :
- la rédaction d’un email : orthographe, syntaxe et trame ;
- la rédaction d’un SMS ou d’un courrier ;
- la réalisation d’un tableau ;
- l’insertion d’images.
Toutes les fonctionnalités de base de Word sont évaluées : mettre sous cadre, ajuster les marges, etc. Vous êtes également évalué(e) sur l’utilisation du publipostage dont l’utilisation permet d’envoyer un même courrier à plusieurs personnes différentes sans avoir à le ressaisir. Le publipostage est un gain de temps pour éviter de retaper un courrier plusieurs fois. Il a aussi une autre fonctionnalité très pratique : la règle conditionnelle. Cette option permet d’intégrer ou indiquer un élément supplémentaire qui va être différent des autres personnes destinataires de la lettre comme par exemple notifier le besoin d’amener une radio. Une formation de secrétariat médical à distance vous permettra de posséder cette compétence. De plus, toutes ces fonctionnalités sont expliquées durant la formation en ligne par un expert de l’outil Word.
Excel permet d’automatiser les calculs. L’utilisation de cet outil est aussi évaluée et les compétences sont ciblées sur la réalisation des tableaux avec des calculs statistiques et l’insertion de graphiques. Pour l’examen, tout comme dans l’exercice du métier, vous devez présenter un document professionnel, ajusté, centré, et coloré, car il doit être agréable à l’œil. Ensuite, vous serez amené(e) à faire ressortir des calculs comme, par exemple, des calculs de répartition ou d’évolution. Les résultats doivent être présentés sous forme de graphiques. Ces formules sont automatiques et faciles à répliquer lorsque vous vous serez approprié l’outil. L’édition du document Excel est une étape à ne pas négliger. Il est important d’ajuster la feuille en une seule page et de centrer le tableau afin de remettre un document soigné et professionnel. Cette fonctionnalité existe également sur Excel.
PowerPoint est également un logiciel utilisé en secrétariat médical et évalué lors du passage du Titre Professionnel SAMS. Il peut vous être demandé de travailler à partir de diapositives déjà existantes ou d’en réaliser vous-même.
Dans le cas de diapositives déjà existantes, les exercices demandés sont :
- la correction de l’orthographe et de la syntaxe ;
- l’Insertion d’une information ;
- l’insertion d’une image ;
- l’ajustement du diaporama
Dans le cas de la réalisation de diapositives, en fonction des consignes, il est conseillé de ne pas utiliser de diapositives toutes blanches et à l’inverse avec trop de couleurs. Il est recommandé de privilégier des styles préformatés et discrets. Il est demandé une présentation avec l’insertion d’éléments : image, texte ; tableau Excel.
Se former à distance au métier de secrétaire médical(e) avec Walter Learning est l’assurance de maîtriser les fonctionnalités utiles des outils bureautiques Word, Excel et PowerPoint. Walter Learning propose une formation Secrétariat médical complète avec des formateurs expérimentés dans leur domaine. À l’issue de votre formation, vous serez prêts pour passer et obtenir le Titre Professionnel SAMS. Une bonne formation, plus de l’entraînement sur des exercices de secrétariat médical est la clé de votre réussite. Se former et acquérir des compétences tout au long de votre carrière sera l’occasion d’évoluer sur la grille indiciaire du secrétaire médical si vous souhaitez travailler dans le secteur public.
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