Pourquoi utiliser un logiciel de caisse ?
De nos jours, la possession d’un logiciel de caisse est pratiquement incontournable pour tout gestionnaire de bar. Initialement conçus pour gérer les encaissements, ces logiciels ont considérablement évolué pour offrir une gamme étendue de fonctionnalités.
En plus de simplifier les transactions financières, les logiciels de caisse de bar digitalisent désormais la gestion globale de l’établissement :
- prise de commandes ;
- organisation de l’espace ;
- gestion des stocks ;
- acceptation de différents modes de paiement ;
- analyses statistiques…
Cette centralisation des opérations sur une plateforme unique permet de réduire les erreurs, facilite la gestion comptable et optimise l’organisation, ce qui entraîne des économies, une rentabilité accrue et un gain de temps appréciable. De plus, pour les établissements assujettis à la TVA, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est une obligation légale conformément à la loi Anti-fraude à la TVA de 2016.
Lors du choix d’un logiciel de caisse enregistreuse pour un bar, plusieurs critères doivent être pris en compte pour trouver la solution la plus adaptée. Il est essentiel de se concentrer sur les fonctionnalités offertes par le logiciel et de s’assurer qu’elles répondent à des exigences spécifiques.
Parmi les fonctionnalités essentielles à rechercher dans un logiciel de caisse pour bar, il y a :
- la gestion du catalogue de produits et des stocks ;
- la prise en charge des formules, des promotions et des différents modes de paiement ;
- la gestion des services (sur place, à emporter…) ;
- l’amélioration de la relation client grâce à des programmes de fidélité ;
- la gestion de la TVA ;
- l’exportation des données comptables ;
- les analyses statistiques.
En fonction de la nature de l’activité, d’autres fonctionnalités telles que la commande en ligne, la gestion des livraisons ou des modules modernes comme les bornes de commande peuvent également s’avérer très utiles.
Tenir sa caisse
La gestion de la caisse de bar est essentielle pour les restaurateurs. L’utilisation d’un logiciel de caisse simplifie cette tâche et permet de gérer les stocks, réservations et liquidités de manière efficace.
La tenue de caisse est obligatoire, car elle offre une vision globale des ventes et assure la traçabilité financière.
Un livre de caisse comptabilise toutes les recettes, aidant à suivre l’état financier, le chiffre d’affaires et à calculer le seuil de rentabilité. Un logiciel de caisse adapté limite les erreurs, automatise les transactions et fournit des statistiques détaillées. Les cycles journaliers d’ouverture et de fermeture de la caisse doivent être respectés.
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Utiliser une caisse enregistreuse
Sur le marché, il existe une variété de solutions de caisse enregistreuse pour les bars, chacune offrant des équipements et des configurations différentes selon le fournisseur. Avant de faire un choix, il est nécessaire de définir ses préférences d’utilisation parmi les suivantes.
- Location ou achat : Il convient de décider si l’on préfère louer ou acheter un système de caisse enregistreuse.
- Caisse classique ou caisse tactile : Il faut choisir entre une caisse traditionnelle ou une caisse tactile, en fonction des besoins et de la préférence pour l’interface utilisateur.
- Plateforme : Il est nécessaire d’opter pour une solution compatible avec l’équipement actuel, que ce soit sur smartphone, tablette ou PC, et spécifier la marque (Apple, Android) si nécessaire.
- Équipements complémentaires : Il faut prendre en considération les équipements supplémentaires dont on pourrait avoir besoin, tels que terminaux de paiement ou imprimantes, et s’assurer de leur compatibilité avec le logiciel de caisse choisi.
- Accessibilité et fonctionnalités : Il convient de vérifier l’accessibilité du logiciel et la disponibilité d’une application mobile, ainsi que les fonctionnalités offertes pour répondre au mieux à ses besoins spécifiques.
En déterminant ces critères à l’avance, il est plus facile de cibler les solutions de caisse enregistreuse pour bar qui correspondent le mieux à ses attentes et à son mode de fonctionnement.
Fermeture de la caisse
La clôture de caisse marque la fin comptable de la journée. Sur un logiciel de gestion de caisse, cela déclenche l’édition d’un Z de caisse, qui signale que les opérations sont conformes et permettent ainsi l’établissement du livre de caisse. Enregistrer les mouvements de caisse quotidiennement est une obligation fiscale.
Pour simplifier, les encaissements peuvent être regroupés sans distinction de mode (espèces, carte, chèque). Cependant, avec des mouvements financiers complexes impliquant différents taux de TVA, des documents distincts comme le brouillard de caisse ou la bande de caisse sont nécessaires pour détailler chaque entrée ou sortie.
La vérification du fond de caisse et des appareils liés est essentielle. En fin de journée, un journal de caisse détaillé est crucial, incluant la ventilation des recettes par taux de TVA, le type et la quantité des articles vendus, les modes de paiement, les sorties d’espèces, les remises, les chèques en banque, les apports personnels, justifiés.
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La fermeture de caisse se fait en trois étapes :
- le décompte,
- le contrôle pour identifier les écarts,
- la clôture une fois tout vérifié.
Une formation de bar inclut souvent des modules sur la gestion de la caisse et l’utilisation du logiciel de caisse pour assurer une gestion efficace.
La gestion de la caisse de bar est une tâche essentielle pour assurer la traçabilité financière et optimiser les opérations quotidiennes d’un établissement. La sélection d’un logiciel de caisse adapté est importante pour répondre aux exigences spécifiques du fonds de commerce d’un bar. Ce choix impacte non seulement l’efficacité de la gestion des encaissements et des stocks, mais aussi la fluidité du service et la satisfaction des clients.
De plus, la formation Ouvrir un bar de Walter Learning permet aux futurs restaurateurs de se familiariser avec les outils nécessaires, y compris le logiciel de caisse de bar, et d’acquérir les compétences en management d’une équipe de bar. Ces éléments sont indispensables pour maximiser les chances de succès dans cette activité exigeante et compétitive.
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