Le rôle de la facture
La facture a pour fonction d’acter une transaction, elle constitue une preuve de celle-ci. Elle est obligatoire entre professionnels et optionnelle à l’égard d’un particulier en dessous du seuil de 25 € TTC.
Pour alléger la teneur du document d’une facture de restaurant, il est possible de se substituer à la facture et de proposer aux clients un ticket de caisse.
Une facture est un document :
- juridique : elle va fixer les conditions de réalisation d’une vente ou d’une prestation de service ;
- comptable : elle va servir à enregistrer les écritures comptables correspondantes ;
- fiscal : elle va permettre de justifier le montant de la charge ou du produit enregistré en comptabilité vis-à-vis de l’administration fiscale et expliquer le montant de la TVA collectée ou déductible qui est déclarée par l’entreprise.
La gestion de la trésorerie est un point crucial de la gestion d’un restaurant. C’est pourquoi il existe différents types de factures qui consistent à favoriser la trésorerie de l’établissement et ainsi à protéger l’émetteur.
La facture d’acompte permet de percevoir avant la vente ou la prestation un début de trésorerie. De ce fait, vous obtenez des fonds pour régler les fournisseurs ou l’achat de matières premières nécessaires pour financer cette vente ou cette prestation, sans mettre en danger votre trésorerie.
Il est important de s’assurer de la solvabilité de votre client avant une transaction, pour être certain(e) d’être rétribué après l’émission de votre facture. L’acompte est un bon moyen de se prémunir des impayés.
Les obligations liées à la facturation
Les factures de restauration et de toutes entreprises sont soumises à certaines normes. Les formations pour ouvrir un restaurant vous apprennent à rédiger correctement vos factures de restaurant, ou bien à manipuler les logiciels de facturation.
Dans une facture classique, des mentions sont obligatoires, telles que :
- la date et le numéro de la facture ;
- le nom et l’adresse du client/fournisseur ;
- la désignation du vendeur (nom, adresse, numéro SIRET) ;
- le taux de TVA et le montant de la TVA ;
- la désignation des biens/services et le prix HT ;
- le montant HT et le montant TTC de la facture.
Il existe quelques mentions obligatoires particulières en fonction de la situation de l’entrepreneur.
- Pour les autoentrepreneurs exonérés de TVA qui doivent indiquer la mention : « TVA non applicable, art. 293B du code général des impôts ».
- Pour les artisans ou microentreprises à activité artisanale pour lesquels une assurance est obligatoire : mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
- Pour les membres d’un centre de gestion agréé : ils doivent mentionner sur la facture « membre d’une association de gestion agréée ».
Il est toujours important de se renseigner sur les caractéristiques spécifiques de votre activité et de votre régime pour connaître les mentions obligatoires qui doivent être apposées sur vos factures de restaurant.
Si les mentions susnommées ne sont pas indiquées, vous encourez les pénalités suivantes.
- Une amende de 15 € par mention obligatoire manquante ou inexacte. Le montant ne pouvant excéder 1⁄4 du montant de la facture.
- En cas d’absence de facturation, une amende administrative de 50 % des sommes non facturés dans la limite de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
- Si la transaction a été inscrite dans la comptabilité de l’entreprise alors le montant de l’amende est réduit à 5 % du montant de la transaction dans la limite de 37 500 €.
Les délais d'envoi, de paiement et de conservation
Pour respecter la législation en termes de facturation, il s’agit d’être vigilant(e) quant aux différents délais inhérents aux factures de restaurant. Les formations d’ouverture d’un restaurant vous rappellent les délais appropriés.
Le délai d’émission de la facture
La facture de vente doit être émise à la réalisation de la vente, c’est-à-dire à la livraison du produit. Pour une prestation de service, comme une facture de repas, elle doit être donnée à la fin de la prestation. Les clients peuvent vous demander une facture sans détail de restaurant, qui constitue une note de frais, souvent utile pour les professionnels en déplacement.
Dans certains cas spécifiques, notamment lorsque plusieurs missions ou ventes sont effectuées pour le même client, il est possible de rédiger une facture périodique qui cumule l’ensemble de ces prestations et de les solder à la fin du mois.
Le délai de facturation ne peut excéder 1 mois.
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Le délai de paiement de la facture
En principe, le délai de paiement entre professionnels est de 30 jours après la livraison de la marchandise ou l’exécution des prestations données. Les parties peuvent convenir d’un délai plus long, mais ce délai ne peut excéder 60 jours au total à compter de la date de la facturation.
Passé ce délai, le fournisseur du service ou du produit peut exercer son droit pour le paiement de pénalités de retard. Néanmoins, pour les factures de repas en restaurant, comme le ticket de caisse, elles sont généralement réglées à la fin du dîner servi.
Le délai de conservation de la facture
La loi exige un délai de conservation de 10 ans pour les factures. Elles sont absolument nécessaires en cas de contrôle fiscal.
Émettre ses factures avec un logiciel dédié
La formation Ouvrir un restaurant de Walter Learning vous renseigne sur la stratégie marketing en restauration à adopter pour améliorer la rentabilité de votre établissement, mais aussi sur les actions à mettre en place pour faciliter votre gestion quotidienne, notamment à travers les factures de restaurant.
Si des autoentrepreneurs rédigent encore des factures de restaurant sur Excel, cette procédure reste déconseillée. De nombreux logiciels de facturation sont disponibles gratuitement sur internet pour réaliser vos factures de restauration, avec l’intégralité des mentions légales nécessaires. Les formations obligatoires en restauration vous initient à la prise en main de ces logiciels.
Les factures de repas pour les restaurants ou entre fournisseurs produites à l’aide d’un logiciel de facturation vous permettent :
- d’éviter les erreurs ;
- de respecter la loi avec certitude ;
- et de vous assurer du règlement de vos clients grâce au suivi intégré.
