Les logiciels de facturation
Toute entreprise a besoin de facturer ses produits ou ses services. S’il existe encore des autoentrepreneurs qui utilisent des logiciels tels que Excel ou Word pour prendre en charge leur facturation, ce procédé reste déconseillé, surtout quand des logiciels de facturation gratuits sont à votre disposition.
Le premier avantage de ces logiciels, c’est qu’ils respectent la réglementation imposée par la loi, en présentant automatiquement toutes les mentions obligatoires sur une facture. Il est également beaucoup plus aisé de suivre l’état de votre facture et d’intégrer vos écritures de ventes, comme pour les logiciels de gestion pour restaurant, et donc faciliter la comptabilité de votre établissement.
Utiliser un logiciel de restauration de facturation vous permet surtout d’éviter toute erreur de saisie ou de vous perdre dans l’organisation de votre gestion courante.
La législation est en train de changer au sujet de l’émission et la réception de facture. À partir de 2024, toutes les grandes entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. En 2026, l’ensemble des entreprises sera concerné par ce changement. Les factures PDF réalisées sur Word et Excel ne seront plus acceptées.
Il est donc important de commencer dès maintenant à apprendre à manipuler ces logiciels et à effectuer la facturation en restauration.
Les outils de suivi de l'activité
L’organisation est la clé pour diriger efficacement votre entreprise. Une formation à distance Ouvrir un restaurant peut vous aider à vous accompagner dans les mesures stratégiques et organisationnelles à mettre en place pour gérer votre établissement. Dans un premier temps, des outils de gestion de restaurant vous seront nécessaires afin de suivre votre activité au quotidien.
Le tableau de bord
L’un de ces instruments est le tableau de bord, qui va permettre de :
- fixer des objectifs ;
- comparer les objectifs réalisés ;
- mesurer le temps pour accomplir un objectif.
Le tableau de bord consiste à apporter des informations précises sur l’efficacité de l’activité de l’entreprise, et d’évaluer la situation et le niveau des objectifs à un instant T, et ainsi de prendre des décisions selon les résultats, à savoir accélérer la productivité ou continuer sur le même rythme de production. Il permet d’identifier des moyens d’action nécessaires pour améliorer le chiffre d’affaires et la rentabilité de l’entreprise.
Le plan de trésorerie
Le plan de trésorerie est un outil essentiel que vous pourrez découvrir au cours de votre formation obligatoire en restauration. Il permet de prévoir sa trésorerie à échéance d’un, deux ou trois mois et donc d’anticiper de potentielles difficultés de trésorerie ou au contraire une trésorerie favorable à l’investissement.
Cet outil est très utile pour savoir quelles actions sont à mettre en place pour assurer la rentabilité de l’établissement. C’est grâce à lui que vous pourrez programmer de futurs investissements, qu’ils soient matériels ou humains. Mais aussi, il est nécessaire pour mesurer le niveau de sa trésorerie et anticiper le règlement des prochaines factures obligatoires, comme le paiement des fournisseurs, de la TVA ou des autres impôts dont est redevable l’entreprise.
Les outils de la dématérialisation
Il existe de nombreux outils pour dématérialiser les documents administratifs, financiers, comptables ou juridiques de votre entreprise, et certains logiciels de restauration sont même disponibles gratuitement sur internet. Lors de votre formation requise pour ouvrir un restaurant, vous découvrirez différentes applications pour vous aider dans votre activité de restauration avec chacune leur utilité propre.
PDF X Change Viewer
PDF X Change Viewer est un excellent outil pour annoter, commenter et souligner vos PDF et ainsi faciliter l’échange entre vos partenaires. Vous n’aurez plus à imprimer et à réaliser les corrections à la main, c’est un gain de temps non négligeable.
Les logiciels de signature
Réaliser des signatures électroniques et sécurisées sur tous vos documents devient beaucoup plus simple avec les logiciels de signature. Ils sont parfois obligatoires pour certains documents importants.
Les Clouds
Les Clouds tels que Google Drive existent pour stocker tous vos documents dématérialisés, comme vos factures, votre contrat de location-gérance, les payes, etc. Différentes entreprises proposent des abonnements mensuels ou annuels pour vous permettre de conserver vos fichiers.
Les Clouds vous donnent un accès à vos documents en tout lieu et en tout temps, puisqu’ils sont stockés sur un serveur sur internet et non pas localement sur votre ordinateur. C’est une solution intéressante lorsque vous travaillez en équipe ou que vos collaborateurs se déplacent fréquemment.
C’est aussi une bonne protection pour sauvegarder vos fichiers et limiter les risques de perte si vos serveurs locaux subissent une attaque ou une défaillance technique.
Les applications de précomptabilisation et de comptabilité
Certaines applications permettent d’enregistrer directement vos justificatifs sur l’application, avec des technologies qui vont automatiquement reconnaître chaque élément d’une facture et ainsi faciliter l’écriture comptable. Ces logiciels de restauration collective ont été créés dans le but de faciliter votre gestion quotidienne et vous faire gagner du temps.
Les logiciels comptables en ligne
Pour apprendre à gérer un restaurant, il est indispensable de participer à une formation pour ouvrir un restaurant. Parmi les contraintes auxquelles sont soumises les entreprises, on peut noter les obligations comptables. Chaque société se doit de suivre les comptes de son entreprise. Pour faciliter cette procédure, des logiciels de gestion pour les restaurants comme les logiciels comptables en ligne sont disponibles sur internet.
Ce type de logiciels donne la possibilité à la société de réaliser elle-même son bilan comptable, sans faire appel à un expert-comptable. Toutefois, pour prendre en charge la comptabilité liée à son activité, il est nécessaire de posséder des bases solides dans le domaine, afin d’être certain d’effectuer correctement les déclarations sociales et fiscales.
S’initier au suivi de ses comptes à travers une formation pour ouvrir un restaurant et à la réalisation de sa comptabilité seul(e) comporte plusieurs avantages. Tout d’abord, la formation est peu coûteuse, puisqu’elle permet d’économiser les honoraires d’un expert-comptable. En second lieu, cela permet au dirigeant de suivre de près sa situation comptable et d’être au fait des résultats de l’entreprise.
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