Apprendre la comptabilité en restauration

Introduction à la comptabilité

La comptabilité revêt une importance capitale et doit être maîtrisée. Elle se divise en deux branches principales :

• la comptabilité financière, obligatoire pour toutes les entreprises selon le Plan comptable général qui structure les données financières à travers le bilan et le compte de résultat pour évaluer la situation économique ;
• la comptabilité de gestion, facultative, mais importante pour affiner les décisions stratégiques internes en analysant des données spécifiques comme les performances par département ou produit.

Récapitulatif issu de la formation Ouvrir un bar-restaurant - Walter Learning

Pour une gestion de la comptabilité pour un restaurant efficace, il est nécessaire d’adopter des pratiques rigoureuses telles que :

• la documentation précise des transactions,
• l’établissement de procédures claires,
• la formation du personnel. 

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Pourquoi se former à la comptabilité en tant que restaurateur ?

La comptabilité représente bien plus qu’une simple obligation légale pour les entreprises, y compris pour les restaurants. Elle fonctionne comme la langue universelle des affaires, traduisant efficacement l’activité économique d’une entreprise tout au long de l’année. Cet outil essentiel permet d’évaluer si une entreprise réalise des bénéfices ou subit des pertes, ainsi que de mesurer son patrimoine, qu’il soit composé d’actifs fixes utilisés dans l’entreprise ou d’actifs circulants.

En tant que système de preuve rigoureux, la comptabilité enregistre méticuleusement les opérations économiques, documentant les transactions avec les clients, les fournisseurs et les employés. Le respect des obligations de conservation des documents comptables assure une base solide pour attester la véracité des résultats financiers de l’entreprise en cas de litige, qu’il s’agisse de différends avec d’autres entreprises ou lors de vérifications fiscales. 

En favorisant un cadre de confiance sur le marché, la comptabilité instaure une égalité de traitement entre les entreprises, ce qui facilite les échanges commerciaux et renforce la transparence financière entre partenaires commerciaux. Cela permet aux restaurateurs et à d’autres entrepreneurs de prendre des décisions basées sur des informations financières fiables, essentielles pour soutenir la croissance et la pérennité de leur entreprise.

Comment s'organiser au quotidien ?

Optimiser l’organisation administrative quotidienne est important pour tout entrepreneur, particulièrement au début d’activité où il endosse souvent plusieurs rôles, de gestionnaire commercial à comptable, tout en jonglant avec de nombreuses obligations envers les clients, fournisseurs, salariés, banques, investisseurs et administrations. Pour gérer efficacement cette charge, une organisation rigoureuse s’impose.

Il est recommandé de mettre en place un système de gestion électronique des documents avec des dossiers thématiques tels que la comptabilité du bar restaurant, l’administration et la gestion commerciale.

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Il est possible de classer les documents juridiques, comptables, fiscaux et sociaux dans un dossier de gestion interne, et de classer les documents de communication et marketing ainsi que les stratégies dans un dossier dédié. Il est nécessaire de s’assurer que le système d’organisation soit générique et adaptable à toutes les situations pour retrouver facilement l’information requise.

La réactivité est cruciale pour maintenir la confiance et la crédibilité dans les échanges avec les partenaires commerciaux et institutionnels. Enfin, une gestion de la comptabilité en restauration rigoureuse complète cette organisation facilite l’accès aux informations financières et assure une conformité aux exigences fiscales et comptables.

Suivre son activité comptable

Pour optimiser la gestion administrative de toute entreprise, particulièrement en ce qui concerne le classement des factures d’achat et autres documents essentiels, voici une approche structurée et efficace : débutez par organiser les documents par année et par mois.

• Créez un dossier principal pour chaque année, subdivisé en sous-dossiers pour chaque mois, pour faciliter le suivi et la gestion lors de la comptabilité annuelle.
• À l’intérieur de chaque dossier classé par mois, établissez des sous-dossiers distincts pour les factures d’achat et les factures de vente.
• Adoptez un système standardisé de numérotation interne des factures en utilisant les deux derniers chiffres de l’année (par exemple, 22 pour 2022), suivis du mois (par exemple, 06 pour juin), puis attribuez un numéro séquentiel (par exemple, 22 06 001 pour la première facture de juin 2022). Reportez ce numéro dans le système comptable pour simplifier le rapprochement avec les écritures correspondantes.

Concernant la numérisation des factures, voici les étapes à suivre pour assurer une bonne gestion de votre activité.

1. Digitalisez toutes celles reçues par courrier pour les intégrer facilement dans le système de gestion électronique des données.
2. Renommez les fichiers numérisés avec le numéro de référence interne et classez-les dans le dossier approprié (année/mois).
3. Sauvegardez ces fichiers de manière sécurisée sur un disque dur externe ou dans le cloud.
4. Créez un dossier spécifique à côté des dossiers de factures pour la gestion des documents juridiques et administratifs, où seront classés les documents importants tels que les statuts de l’entreprise, le Kbis, les baux commerciaux…
5. Divisez ce dossier en sous-dossiers thématiques comme « Constitution de la société » ou « Documents contractuels » pour faciliter l’accès aux informations pertinentes.
6. Assurez la sécurité et les sauvegardes en dupliquant régulièrement les documents importants, y compris les factures et les documents juridiques, et en utilisant un système de stockage sécurisé comme un disque dur externe ou un service cloud respectant les obligations légales de conservation (par exemple, 10 ans pour les factures).

En adoptant une approche systématique, formez l’équipe sur l’importance du classement rigoureux et de la gestion documentaire efficace, afin que tous comprennent les avantages à long terme de cette organisation. 

Se former à la comptabilité en restauration

La formation Ouvrir son bar-restaurant en ligne de Walter Learning commence par définir la stratégie et le concept avant l’ouverture du bar-restaurant. Les participants apprennent les tenants de la proposition de valeur et explorent les différents modes d’installation possibles.

Les leçons vidéo suivantes traitent de l’élaboration du business plan d’un projet, de son modèle de financement, ainsi que des bases essentielles de la comptabilité pour les entrepreneurs. La formation guide également les apprenants sur le cadre légal de la création d’entreprise et les obligations en tant que restaurateur. Enfin, la formation aborde la stratégie marketing pour réussir le lancement de son projet d’ouverture de bar-restaurant.

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