Maîtriser l'interface Excel
Apprendre à maîtriser Excel, c’est d’abord maîtriser l’interface et le vocabulaire du logiciel. Avant d’utiliser les formules Excel ou les tableaux croisés dynamiques, il est essentiel de comprendre l’environnement du classeur et des feuilles de calcul.
Il est impossible de maîtriser Excel rapidement si on ne commence pas par comprendre l’environnement de travail de celui-ci. Quand vous ouvrez votre logiciel Excel, un fichier se crée automatiquement, on l’appelle également classeur. Les deux termes sont équivalents.
Devant vous se dresse un écran composé de plusieurs parties positionnées comme suit :
- La barre d’accès rapide : Celle-ci est configurable et vous permet d’avoir des accès rapides à différentes fonctionnalités. Vous y trouverez également le nom de votre classeur Excel.
- Les onglets de données : ce sont les grandes catégories qui regroupent toutes les fonctionnalités par thème
- La zone de nom : vous permet de connaître la cellule sélectionnée dans votre feuille de calcul.
- La barre de formules : vous permet d’inscrire votre formule
- Les feuilles de calcul : à ne pas confondre avec les onglets. Il s’agit de vos feuilles de travail.
En découvrant son interface, vous êtes au commencement de votre maîtrise d’Excel.
Les normes de syntaxes sur Excel
Pour avoir la maîtrise d’Excel, il est essentiel de maîtriser les normes d’écriture des opérateurs et des comparateurs, ainsi que le respect des priorités de calcul des formules. Il est également indispensable de savoir où sont positionnées les touches adéquates pour effectuer les calculs. Le pavé numérique de votre clavier d’ordinateur regroupe la majorité de vos besoins pour les calculs simples.
Il est possible que votre clavier ne possède pas de pavé numérique, les raccourcis clavier seront alors vos meilleurs alliés. Attention, le signe “X” ne doit pas être utilisé dans la barre de formule pour représenter une multiplication dans Excel, seul l’astérisque est valide pour cette opération. Pour éviter les erreurs de calcul, il est recommandé de suivre une formation Excel pour améliorer ses compétences Excel et de maîtriser tous les termes appropriés.
Afin qu’Excel puisse comprendre et appliquer les calculs automatiques dans ses cellules, il faut savoir respecter un certain ordre de priorité de calcul. Pour cela, Excel reprend les bases des formules mathématiques.
Comprendre la logique des fonctions Excel permet ensuite d’aller plus loin dans l’automatisation des calculs et l’analyse des données.
Pour exemple sur une opération complexe 1+2* 1+2 = 5 et (1+2)*(1+2) = 9, comme sur une calculatrice scientifique, Excel donnera un résultat différent en fonction de la présence ou l'absence de parenthèses, car il prend en compte la priorité de calcul. Excel effectue d’abord la multiplication, puis les additions sauf si les calculs se trouvent entre parenthèses. Rappelez-vous que les parenthèses doivent être correctement fermées pour que le calcul soit correct.
Pour maîtriser Excel rapidement et limiter les calculs inexacts, référez-vous aux priorités de calcul mathématiques standards en cas de doute, cela vous évitera des erreurs.
Les raccourcis à connaître
Pour maîtriser Excel comme un(e) pro, il est nécessaire d'assimiler les bonnes pratiques pour effectuer votre travail rapidement.
Les raccourcis Excel sont indispensables pour gagner en productivité et travailler efficacement sans multiplier les clics inutiles.
Voici une liste de raccourcis qui vont vous faciliter la vie.
| Raccourci PC | Raccourci Mac | Action |
| CTRL + C | ⌘ + C | Copier |
| CTRL + V | ⌘ + V | Coller |
| CTRL + X | ⌘ + X | Couper |
| CTRL + ALT + = | ⌥ + ⌘ + = | Zoomer |
| CTRL + ALT + - | ⌥ + ⌘ + - | Dézoomer |
| CTRL + A | ⌘ + A | Tout sélectionner |
| CTRL + + | CTRL + + | Insérer une colonne ou une ligne (sélectionner une colonne ou une ligne au préalable) |
| CTRL + - | CTRL + - | Supprimer une colonne ou une ligne |
| CTRL + 9 | CTRL + ( | Masquer les lignes sélectionnées |
| CTRL + 0 | CTRL + ) | Masquer les colonnes sélectionnées |
| CTRL + Z | ⌘ + Z | Annuler une action |
| CTRL + Y | ⌘ + Y | Répéter une action |
| CTRL + F | ⌘ + F | Rechercher une valeur dans la feuille |
| CTRL + G | ⌘ + B | Mettre en gras |
| CTRL + I | ⌘ + I | Mettre en italique |
| CTRL + S | ⌘ + S | Enregistrer le fichier |
| CTRL + O | ⌘ + O | Ouvrir un classeur |
Les fonctions incontournables pour maîtriser Excel
Excel offre de nombreuses fonctions incontournables telles que les fonctions de calcul, les fonctions de recherche, etc. Les connaître vous permettra de mieux comprendre le logiciel et d'en optimiser votre maîtrise, mais aussi de travailler plus efficacement.
Les fonctions Excel les plus utilisées incluent SOMME, MOYENNE, SI, NB.SI, mais aussi des fonctions de recherche avancées comme VLOOKUP Excel (RECHERCHEV).
Les fonctions SOMME et MOYENNE
La fonction SOMME sur Excel permet d’additionner de façon automatique la somme des nombres d’une plage de cellules sélectionnées. Dans le même procédé, la fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne des nombres contenus dans une sélection de cellules.
Ces formules Excel sont les premières à maîtriser pour analyser rapidement des données chiffrées.
La fonction SOMME.SI
La fonction SOMME.SI est une fonction conditionnelle qui permet de calculer la somme des valeurs d’une plage de cellules qui répondent à un critère spécifique.
Elle fait partie des fonctions Excel conditionnelles les plus utiles en gestion de bases de données.
La fonction SI
La fonction SI sur Excel est une fonction binaire qui permet de fournir deux solutions distinctes en fonction de la demande indiquée dans la formule.
La fonction SI est une formule Excel logique permettant d’automatiser la prise de décision dans un tableau.
Les fonctions MAX et MIN
Les fonctions MAX et MIN dans Excel permettent de déterminer la plus grande et la plus petite valeur d’une ligne ou d’une colonne d’un tableau Excel. Ces fonctions Excel facilitent l’identification des valeurs extrêmes dans vos tableaux.
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Les fonctions NB, NBVAL et NB.VIDE
Apprendre à maîtriser Excel, c’est aussi aller plus loin dans ses fonctionnalités. Nous allons voir à partir d’ici des fonctions plus approfondies d’Excel. Les fonctions NB, NBVAL, et NB.VIDE sur Excel permettent respectivement de compter le nombre de cellules contenant des nombres, le nombre de cellules non vides et le nombre de cellules vides dans une plage de cellules donnée.
Les fonctions JOUR, MOIS, ANNEE et DATE
Les fonctions JOUR, MOIS, ANNEE et DATE extraient respectivement le jour, le mois et l’année d’une date donnée, tandis que la fonction DATE crée une date à partir de ces éléments.
La fonction NB.SI
La fonction NB.SI est une fonction conditionnelle, qui compte le nombre de cellules dans une place répondant à un critère spécifique.
La fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV recherche une valeur dans votre base de données Excel et la renvoie dans une autre cellule spécifiée.
Connue internationalement sous le nom de VLOOKUP Excel, cette fonction est incontournable pour croiser des bases de données et automatiser la récupération d’informations.
Maîtriser VLOOKUP Excel est une étape clé pour maîtriser Excel à un niveau avancé.
La fonction CONCATENER
La fonction CONCATENER est une fonction texte. Elle combine les valeurs de plusieurs cellules dans une seule cellule.
La fonction CONVERTIR
La fonction CONVERTIR est une fonction texte qui permet de séparer une chaîne de caractères en différents éléments, séparés dans des colonnes distinctes. La formation Excel à distance de Walter Learning vous permet d’apprendre à utiliser toutes ses fonctions.
Conseils pratiques pour apprendre à maîtriser Excel
Mise en forme des cellules
Apprendre à maîtriser Excel, c’est connaître les différentes options de mise en forme des cellules. Dans une cellule, vous pouvez faire bien plus que d’y intégrer des formules.
Une bonne mise en forme améliore la lisibilité et facilite la création de graphiques Excel pertinents.
Vous pouvez réaliser les actions suivantes :
- personnaliser et modifier son format ;
- figer la cellule ;
- fusionner des cellules ;
- ajuster sa hauteur,sa largeur et l’alignement ;
- reproduire la mise en forme dans d’autres cellules ou feuilles de votre classeur.
Gestion des lignes et colonnes
Pour bien maîtriser Excel, connaître l’option “transposer” est indispensable. Elle vous permet de permuter des colonnes en ligne et vice-versa. Pour cela, sélectionnez vos données et copiez-les dans une cellule vide en faisant un clic droit puis en sélectionnant dans les options de collage l’icône “Transposer”. Une formation Excel, vous permet d’en savoir plus sur cette option, mais également sur la gestion des lignes et des colonnes.
Repérer et supprimer les doublons
Il peut arriver que dans votre classeur Excel des données apparaissent en doublons. Deux options s’offrent à vous : faire ressortir visuellement les doublons ou les supprimer directement. Apprendre à maîtriser Excel, c’est pouvoir rendre vos fichiers propres sans doublons. Dans l’onglet “Accueil” puis dans mise en forme conditionnelle, vous sélectionnez “Règles de mise en surbrillance des cellules” et enfin “Valeurs en double”. Excel mettra en avant toutes les données non uniques. Sinon, vous pouvez vous rendre dans l’onglet “Données” puis cliquez sur l’option “supprimer les doublons”.
Trier et filtrer
Vous pouvez effectuer différents tris et filtres dans votre base de données. Tout d’abord, il faudra s’assurer que celle-ci soit intègre. Pour cela, faites Ctrl+A, si votre base est entièrement sélectionnée, c’est qu’il n’y a aucun souci. Le tri et les filtres se font de manière très simple, faites un clic droit sur une cellule et sélectionnez Trier ou Filtrer. Une fenêtre va s’ouvrir et vous pourrez choisir les différentes options qui s’offrent à vous.
Le tri et le filtre sont des fonctionnalités phares d'Excel, il est crucial de les maîtriser.
Insérer des graphiques
La maîtrise d'Excel et de ses options implique également d'apprendre à visualiser vos données avec des graphiques parlant.
Les graphiques Excel permettent de transformer des données brutes en indicateurs visuels clairs pour faciliter la prise de décision.
Une formation Excel vous apprendra à choisir le bon type de graphiques Excel (histogramme, courbe, camembert) selon votre objectif.
Pour insérer un graphique, c’est très simple, il vous suffit de cliquer sur Insertion puis “Graphiques recommandés”, sélectionnez le graphique qui vous correspond le plus et validez en cliquant sur OK. Une formation Excel vous permettra d’aller encore plus loin et de maîtriser Excel de façon autonome.
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Maîtriser les tableaux croisés dynamiques sur Excel
Le tableau croisé dynamique, également appelé TCD, est une fonctionnalité d’Excel indispensable à maîtriser. Elle permet d’analyser et de résumer des données sous forme de tableau. Celui-ci regroupe, trie et croise des données en fonction de différents critères pour faciliter la lecture des informations pertinentes. Bien maîtriser Excel c’est aussi maîtriser Excel et ses fonctions avancées telles que le TCD.
Dans toute formation Excel avancée, les tableaux croisés dynamiques occupent une place centrale car ils synthétisent, regroupent et croisent automatiquement les données.
Pour réaliser un tableau croisé dynamique (TCD), il est important que votre feuille de calcul ne comporte ni lignes vides ni filtres et que toutes les colonnes aient un titre. Vous pouvez vérifier votre base de données en utilisant le raccourci clavier Ctrl + A, si l’ensemble de la base de données est sélectionnée, c’est que celle-ci est intègre. Ensuite, cliquez sur l’onglet Insertion puis Tableau croisé. Confirmez que votre base de données est correctement sélectionnée dans la fenêtre qui apparaît, puis choisissez l’emplacement de votre TCD avant de cliquer sur OK.
Pour ajuster les réglages de votre TCD, commencez par cliquer sur celui-ci pour ouvrir la barre latérale des réglages des champs. Vous pouvez également faire un clic droit sur TCD et sélectionner “Afficher la liste des champs”. Les champs, qui correspondent aux titres de chaque colonne de la base de données, sont listés en haut de cette barre latérale. Les zones dans lesquelles ils peuvent être placés apparaissent en bas. Pour structurer votre TCD en lignes et colonnes, il vous suffit de prendre un champ et de le faire glisser dans la zone correspondante. Vos données chiffrées sont comptabilisées dans la zone “Valeurs” du tableau.
Excel crée une nouvelle feuille dès que vous double cliquez sur une donnée chiffrée, vous permettant d’y retrouver les caractéristiques de celui-ci dans votre base de données initiale.
À l’édition de votre tableau, les onglets dynamiques “Analyse” et “Création” apparaissent dans la barre de menu. L’onglet “Analyse” vous permet d’ajouter un champ calculé dans votre TCD, tandis que l’onglet “Création” vous permet de paramétrer l’apparence. Il vous faudra mettre à jour votre tableau croisé dynamique en faisant un clic droit et en cliquant sur “Actualiser” dès que vous modifiez votre base de données initiale. Cela vous semble compliqué ? Ne vous inquiétez pas vous finirez par maîtriser Excel par la pratique sinon pour aller plus vite et encore plus loin, vous pouvez vous inscrire à une formation Excel de perfectionnement.
Sources
- Raccourcis clavier dans Excel - Support Microsoft
- Fonctions Excel - Support Microsoft
- Créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données de feuille de calcul - Support Microsoft
